Del 4: Övriga kostnader och licensgenomlysning av Dynamics

Vilka övriga kostnader är värt att lyfta i relation till CRM?

Databasutrymme

I varje Dynamics-tenant ingår ett visst databasutrymme – som bör räcka långt. Det utrymmet som kostar mest är database capacity, alltså den information du sparar i CRM – men detta är text och tickar långsamt uppåt. Om man utökar database capacity, kostar 1 GB 350 kr/månad. En vanlig orsak till att databasutrymmet överskrids är stora mängder inspårade mail från outlook till CRM.

Det kan vara bra att känna till att om man köper marknadsmodulen så tar den 2-3 GB i databasutrymme.

Laddar ni upp filer, till exempel pdf, påverkar det file capacity. Att lägga till 1 GB kostar under 20kr/månad.

Summerat bör databaskostnader bli små i förhållande till licenskostnaderna.

Microsoftpartner

För att lyckas med ert CRM-projekt behöver ni en Microsoftpartner. Teamens storlek och struktur varierar efter behov och komplexitet, men ett team skulle kunna se ut så här:

• Delivery lead eller produktägare. Följer upp agilt arbete, ser till att rätt kompetenser finns, är länken mellan tech och affär
• Lösningsarkitekt. En teknisk arkitekt som säkerställer både kortsiktigt och långsiktig lösning
• Applikationskonsult som arbetar i Microsoft low-code eller no-code miljö
• Utvecklare som kodar
• Eventuellt en testare

Här kan man räkna med ett team under ett par månader, för att därefter gå in i en förvaltning med färre medlemmar. Det är viktigt att underhålla CRM, dels för att anpassa det till en dynamisk affärsmodell men också för att få in nya funktioner som Microsoft släpper regelbundet. Välj därför en Microsoftpartner som du kan vara långsiktig med.

Licensgenomlysning

Jag rekommenderar alla som köper Microsoft Dynamics CRM att genomföra en licensgenomlysning. Sopra Steria erbjuder denna tjänst (läs mer nedan).

Microsoft har en licensguide på omkring 60 sidor. Den finns här: Denna uppdateras månadsvis så det gäller att hålla uppsikt här regelbundet.

En partner som kan konsultera kring licenser innebär många fördelar:

• Licenstyperna skiljer rejält i pris - så välj den som passar er situation bäst! Att välja en för omfattande licens är onödigt om ni inte har användning för tilläggsfunktionerna. Här finns stora möjligheter att spara pengar.
• Utnyttjar ni licensen till fullo? Har ni en av de heltäckande licenserna så se till att utnyttja detta! Massor av kunder vi träffar har outnyttjade potentialer. Microsoft vill att kunderna är nöjda och utnyttjar alla funktioner – det blir win-win.
• Om ni köper en begränsad licenstyp finns fortfarande möjligheten att använda funktioner som inte ingår. Microsoft gör kontroller på detta och det finns risk för vite. En Microsoft-partner kan sätta upp säkerhetsroller i systemet så att risken minimeras.
  
  

Licensgenomlysning av Sopra Steria? Vad får du?

• En noggrann kartläggning av vilka licenser ni har och vad ni betalar
• En analys om ni kan göra besparingar i nuvarande upplägg
• En analys om ni kan utnyttja fler funktioner inom nuvarande licens
• Möjlighet till en övergripande genomgång av ert CRM

Med denna bloggserie hoppas jag ni fått de svaren ni sökt, annars är ni välkomna att kontakta mig.