Integritetspolicy och cookies

Senast uppdaterad: 2022-09-28

1. Om vår Integritetspolicy

Denna Integritetspolicy gäller för Sopra Steria Sweden AB («Sopra Steria») och redogör för hur vi samlar in och använder information om dig som besöker vår webbplats, deltar i våra event, kandidater och arbetssökande eller på annat sätt interagerar med oss och hur vi skyddar din integritet. Personuppgiftsansvarig för behandlingen är Sopra Steria Sweden AB.

Vi respekterar din integritet, och all behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Genom att använda våra tjänster godkänner du och ger Sopra Steria tillåtelse att behandla dina personuppgifter som beskrivs i denna Integritetspolicy.

2. Grundläggande begrepp

Personuppgifter är information och uppgifter som kan härledas till en enskild person. Exempel är namn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Behandling av Personuppgifter är hantering av Personuppgifter, som till exempel insamling, registrering, sammanställning, lagring och utlämning eller en kombination av sådana hanteringar.

Personuppgiftsansvarig är beteckningen för den person som är ansvarig för Behandling av Personuppgifter och som bestämmer syftet med behandlingen och vilka hjälpmedel som ska användas. Sopra Steria är Personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i samband med användningen av våra tjänster.

Personuppgiftsbiträde är den som behandlar Personuppgifter på den Personuppgiftsansvariges vägnar. Questback, Workbuster och Apsis är exempel på Personuppgiftsbiträden som anlitas av Sopra Steria och utvecklar, driftar och underhåller vårt system för utskick av inbjudningar och undersökningar och system för rekrytering och utskick av nyhetsbrev. Ett separat Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Sopra Steria och det enskilda Personuppgiftsbiträdet reglerar vilken information Personuppgiftsbiträdet har tillgång till och hur den ska behandlas.

3. Behandlingar

3.1 Kontakt med kunder och potentiella kunder

Sopra Steria behandlar uppgifter som krävs för att upprätthålla kontakt med befintliga kunder och potentiella kunder. Det är uppgifter så som namn, roll, telefonnummer, e-postadress, tidigare korrespondens och andra uppgifter som krävs för kommunikation, marknadsföring och inbjudningar till event och utbildningar. Behandlingen sker med stöd av intresseavvägning då behandlingen är nödvändig för Sopra Sterias behov av att kunna interagera med och utveckla våra affärskontakter. Uppgifterna sparas så länge de är relevanta för Sopra Sterias behov.

3.2 Deltagande vid event och utbildningar

3.2.1 Anmälan till event

Vi samlar in de Personuppgifter som du själv uppger när du fyller i formulär eller datafält på våra webbplatser, så som namn, företag, e-postadress och telefonnummer eller andra uppgifter du väljer att lämna. Uppgifterna lagras för att kunna behandla din förfrågan och kunna tillhandahålla tjänster som du önskar få, som exempelvis då du vill anmäla dig till eller ta emot inbjudningar till events, eller skicka förfrågningar till HR, Sälj eller Marknad. De uppgifter vi behandlar är de som är nödvändiga för den anmälan du gör, det kan till exempel vara namn, e-postadress, telefonnummer, titel, arbetsplats, adress, allergier. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna administrera deltagande vid våra event och ge dig som deltagare en bra upplevelse. Uppgifterna sparas så länge de är nödvändiga för att kunna administrera och följa upp våra event. Om du i samband med anmälan också anmäler dig till ett nyhetsbrev eller andra utskick kommer dina uppgifter att behandlas i enlighet med punkt 3.4 nedan.

3.2.2 Marknadsföring av event

Vid våra event kan vi komma att ta bilder och spela in video. Det gäller både vid event med fysiska träffar och vid webinarer och andra digitala event. Inspelningar från våra event kan göras tillgängliga för att se i efterhand antingen för deltagare eller för, medarbetare och allmänheten. Om event kommer att spelas in informerar vi om det i samband med eventet och/eller i samband med anmälan i de fall identifierande information om deltagare kommer att inkluderas i inspelningen.

Vi kan också komma att informera om våra event genom att publicera bilder eller filmer från eventen i våra digitala kanaler så som på vår hemsida eller sociala medier både internt och externt. I vissa fall publicerar vi bilder eller filmer där du som deltagare går att identifiera. Det kan då i vissa fall krävas ett medgivande från dig enligt lagen om namn och bild i reklam (SFS 1978:800). Du kan få frågan om medgivande redan i samband med registreringen till eventet eller vid ett senare tillfälle. Behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med villkoren i det medgivande du lämnat.

3.3 Rekrytering

3.3.1 När du ansöker till ett jobb

När du lämnar in en jobbansökan till Sopra Steria kommer vi att behandla de uppgifter som krävs för att kunna behandla din ansökan. De uppgifter vi behandlar är de som du lämnar ifrån dig och sådana som vi samlar in som en del av vår rekryteringsprocess. Exempel på uppgifter vi behandlar är namn, e-post, telefonnummer, adress, titel, kön, födelsedatum, bild, personligt brev, cv, referenser, länkar till sociala medier som LinkedIn, korrespondens mellan dig och Sopra Steria, och testresultat från tester du utför som en del av rekryteringen. Laglig grund för behandlingen är avsikt att ingå ett anställningsavtal. Dina uppgifter raderas de 36 månader efter att rekryteringen är avslutad. Uppgifterna sparas för att kunna utreda eventuella anklagelser om diskriminering.

3.3.2 Allmän ansökan/intresseanmälan

När du lämnar en intresseanmälan eller en allmän ansökan får du godkänna att vi hanterar dina uppgifter. De uppgifter vi samlar in är de du själv lämnar ifrån dig så som namn, e-post, telefonnummer, adress, titel, kön, födelsedatum, bild, cv, önskad arbetsort, länkar till sociala medier som LinkedIn, och korrespondens mellan dig och Sopra Steria. Uppgifterna lagras så länge du samtycker till att vara med i vår databas över kandidater. Om du bli aktuell för en specifik tjänst kommer dina uppgifter att behandlas enligt 3.3.1.

3.3.3 Kandidater identifierade av Sopra Steria

Sopra Steria, eller Sopra Sterias rekryteringspartners, behandlar personuppgifter om potentiella kandidater i syfte att kunna kontakta dem angående relevanta karriärmöjligheter. Insamling av uppgifter sker genom interna och externa nätverk så som till exempel LinkedIn. De uppgifter vi behandlar är namn, e-post, telefonnummer, adress, titel, kön, födelsedatum, länkar till sociala medier så som LinkedIn, relevanta arbetslivserfarenheter. Behandlingen sker med stöd av intresseavvägning där Sopra Steria har ett behov av att kunna kontakta intressanta kandidater. Uppgifterna sparas så länge de är relevanta för syftet. Om du kontaktas av Sopra Steria angående en karriärmöjlighet och går vidare i processen hanteras dina uppgifter som om du sökt ett jobb. Om du inte går vidare i processen har du möjlighet att välja om du vill fortsätta få relevanta erbjudanden eller inte.

3.3.4 Tips om kandidater

Sopra Steria behandlar personuppgifter om individer vi får tips om som relevanta kandidater. De uppgifter vi behandlar är namn, e-post, telefonnummer, adress, titel, kön, födelsedatum, länkar till sociala medier så som LinkedIn, och relevanta arbetslivserfarenheter. Vi behandlar uppgifterna med stöd av intresseavvägning för att kunna kontakta de personer vi får in tips om. Kandidaterna kontaktas normalt inom en månad från det att tipset kommer in om det inte finns omständigheter som gör det lämpligare att vänta. Om en kandidat inte är intresserad i nuläget får den ett erbjudande om att registrera sig i vår databas och uppgifterna behandlas då enligt 3.3.2. Om kandidaten inte är intresserad av en tjänst eller att finnas med i intressedatabasen raderas uppgifterna. Om kandidaten är intresserad av en tjänst behandlas uppgifterna enligt 3.3.1. Om kandidaten inte går att få tag i görs nytt försök att kontakta kandidaten och uppgifterna sparas i väntan på svar. Uppgifterna sparas som längst i 36 månader efter senaste kontaktförsök.

3.4 Nyhetsbrev

Om du anmäler dig till nyhetsbrev eller andra utskick från Sopra Steria kommer vi att behandla de uppgifter som du fyller i när du anmäler dig. Det är till exempel namn och e-postadress. Vi kommer också att behandla information om vilka utskick du är intresserad av. Behandlingen sker med stöd av samtycke som inhämtas i samband med att du anmäler dig. Du kan när som helst avanmäla dig från våra utskick. Du kan också när som helst ta tillbaka ditt samtycke, dina uppgifter raderas när du inte längre samtycker till att vi behandlar dem.

3.5 Kamerabevakning

I vissa av våra lokaler finns på utvalda platser kamerabevakning. Sopra Steria har ett starkt intresse av att förebygga och följa upp brott i våra lokaler. De uppgifter som samlas in hanteras enligt strikta rutiner och enbart för att förebygga och följa upp brott. Enbart särskilt utpekad personal har tillgång till uppgifterna. Om ingen misstanke om brott föreligger raderas materialet efter sju (7) dagar.  Vid misstanke om brott kan inspelat material komma att överlämnas till Polisen.

4. Vem får tillgång till mina personuppgifter?

De som kan få tillgång till dina Personuppgifter är ett begränsat antal anställda hos Sopra Steria och tredjeparter som Sopra Steria har gett i uppdrag att utföra vissa tjänster (så som våra underleverantörer/Personuppgiftsbiträden).

5. Dela information med tredje part

5.1 Utlämning

Uppgifter om dig och din användning av tjänsten kan komma att lämnas till andra företag, inklusive våra samarbetspartners för genomförande av events, och andra företag i koncernen för användning till samma ändamål som de blivit insamlade för. Så långt det är möjligt blir uppgifterna utlämnade i en anonymiserad form, men för vissa ändamål kan det vara nödvändigt för mottagaren att få information som gör det möjligt att identifiera dig.

Om du har bett om en tjänst som genomförs tillsammans med ett annat företag (t.ex. deltagande på ett gemensamt event) kan dina personuppgifter komma att delas med dem. I de fall en extern samarbetspartner önskar ta del av uppgifter som inte är nödvändiga för den uppgift som de ska utföra kommer vi att inhämta ditt samtycke innan uppgifterna lämnas ut. Sopra Steria kräver att våra samarbetspartners behandlar dina uppgifter konfidentiellt och endast använder uppgifter för de ändamål som uppgifterna samlats in för.

Om det finns misstankar om att det har förekommit ett brott i samband med användningen av Sopra Sterias tjänster, kan informationen på begäran överlämnas till offentliga myndigheter. Vi kan också komma att dela uppgifter med andra aktörer för att följa upp och utreda brott.

Vi kan också ge ett Personuppgiftsbiträde, som behandlar Personuppgifter å Sopra Sterias vägnar, tillgång till dina Personuppgifter. Anlitade personuppgiftsbiträden får inte använda informationen på annat sätt eller för andra syften än vad som framgår av respektive personuppgiftsbiträdesavtal.

5.2 Sopra Steria på sociala medier

Sopra Steria har också skapat och hanterar egna profiler på sociala medier, inklusive Facebook, LinkedIn, Instagram och Twitter. Vi vill göra dig uppmärksam på att det inte sker något utbyte av information mellan vår webbplats och sociala medier och att dina besök på vår webbplats inte kan kopplas till din personliga profil på sociala medier.

Som administratör av profiler på Facebook, LinkedIn och Instagram får vi aggregerad och anonymiserad information om besökare på våra profiler, men sådan information kan inte spåras tillbaka till någon personlig individ och anses därför inte som personuppgifter. Det är respektive leverantör av sociala medier som är ansvarig för insamling och användning av dina personuppgifter när du använder sociala medier. För ytterligare information hänvisar vi till respektive leverantörs integritetspolicy.

Observera att om du interagerar med oss på sociala medier kan det innebära att dina personuppgifter kommer att föras över till tredje land utanför EU/EES-området (till exempel USA). Detta sker automatiskt när du är aktiv på sociala medier och är inget Sopra Steria kan kontrollera. För mer information om tredjelandsöverföring på sociala medier hänvisar vi till respektive plattform.

6. Skydd av personuppgifter

Vi har etablerat rutiner och åtgärder på olika nivåer för att säkerställa ett tillräckligt skydd för dina personuppgifter. De inkluderar kontroller för att inte obehöriga personer får tillgång till dina Personuppgifter, att Personuppgifter förloras, förstörs eller skadas och att all behandling av dina Personuppgifter sker i enlighet med gällande lag. Åtgärderna innefattar både tekniska åtgärder och administrativa och organisatoriska rutiner.

7. Rättigheter

7.1 Rätt till insyn

Den som önskar har rätt att få grundläggande information om behandling av personuppgifter i en verksamhet enligt artikel 15 Dataskyddsförordningen. Observera att rätten till insyn inte ger rätt att ta del av de handlingar som innehåller personuppgifter utan enbart själva personuppgifterna.

7.2 Krav om korrigering eller radering av felaktiga eller oriktiga uppgifter

Enligt artikel 16 Dataskyddsförordningen har den registrerade rätt till att be om att oriktiga, ofullständiga eller uppgifter som Sopra Steria inte har behörighet till att behandla blir korrigerade, raderade eller kompletterade. Krav från den registrerade besvaras kostnadsfritt och senast inom 30 dagar.

7.3 Radering av personuppgifter

Personuppgifter kommer inte att lagras längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen, om det inte lagstadgat krävs för att behålla dem längre.

Personuppgifter som du själv uppger för att använda våra tjänster lagras i en separat databas, delas inte med andra och raderas när du säger upp en prenumeration eller på annat sätt tar tillbaka ditt samtycke. Uppgifterna raderas också om vi får information om att en e-postadress inte är aktiv.

Du kan när som helst be oss att radera uppgifter som är kopplade till dig som användare, om inte informationen är nödvändig för att kunna leverera en tjänst som du fortfarande önskar att få tillgång till (exempelvis en prenumeration på nyhetsbrev), eller om det är lagstadgat att bevara uppgifterna.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke för behandling av Personuppgifter. När du tillhandahåller tjänster som du prenumererar på kan du enkelt göra detta genom att välja "avregistrera".

För cookies, se punkt 10 och tabellen i punkt 10.3 som informerar om varje cookies lagringstid.

8. Klagomål

Om du är missnöjd med hur dina personuppgifter har hanterats kan du kontakta Sopra Steria och framföra ett klagomål genom att skicka e-post till gdpr.se@soprasteria.com. Du kan också framföra ett klagomål direkt till Integritetsskyddsmyndigheten. Du hittar mer information om hur du framför klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten på www.imy.se.

9. Användning av cookies

9.1 Samtycke till att använda cookies

En cookie är en liten textfil som lagras på din enhet när du laddar ned en webbsida. Genom att använda vår webbplats, godkänner du användningen av cookies.

Om du inte vill godkänna vår användning av cookies, kan du dra tillbaka ditt samtycke genom att ändra inställningarna i din webbläsare. Vi vill uppmärksamma dig på att detta kan medföra att våra webbsidor inte fungerar optimalt, eller att din användarupplevelse kan påverkas.

9.2 Sopra Sterias användning av cookies

Sopra Sterias webbplatser använder cookies som är nödvändiga för att webbsidan ska fungera korrekt och för att du ska kunna navigera på webbsidan och använda dig av våra tjänster. Vi använder också cookies som inte är nödvändiga, men som gör det lättare för dig att använda Sopra Sterias webbsida.

För att kunna utveckla och förbättra Sopra Sterias webbsida använder vi Matomo, Google Adwords och Hotjar. Dessa är tjänster för webbanalys. Tjänsterna använder sig av cookies för att mäta trafiken på vår webbsida, för att samla in statistik och för att kunna genomföra analyser för att förbättra våra tjänster.

När du använder Sopra Sterias webbsidor samlas följande uppgifter in:

• Din IP-adress, webbläsare och operativsystem
• Besökarnas geografiska placering
• Tidpunkt för besök
• Vilken sida på soprasteria.se den registrerade IP-adressen besöker och hur länge besöket varar
• Eventuellt vilken länk du kom ifrån när du besökte soprasteria.se
• Vilka länkar som klickas på under besöket samt vilka filer som laddas ner

Uppgifterna skickas från din webbläsare till Google och Hotjar och lagras på Googles och Hotjars servrar.

9.3 Detaljer om cookies som används

Följande cookies används på webbplatsen:

Google:

Cookie Name	Default Expiration Time	Description
__utma	2 years from set/update	Used to distinguish users and sessions. The cookie is created when the javascript library executes and no existing __utma cookies exists. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics.
__utmt	10 minutes	Used to throttle request rate.
__utmb	30 mins from set/update	Used to determine new sessions/visits. The cookie is created when the javascript library executes and no existing __utmb cookies exists. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics.
__utmc	End of browser session	Not used in ga.js. Set for interoperability with urchin.js. Historically, this cookie operated in conjunction with the__utmbcookie to determine whether the user was in a new session/visit.
__utmz	6 months from set/update	Stores the traffic source or campaign that explains how the user reached your site. The cookie is created when the javascript library executes and is updated every time data is sent to Google Analytics.
__utmv	2 years from set/update	Used to store visitor-level custom variable data. This cookie is created when a developer uses the_setCustomVarmethod with a visitor level custom variable. This cookie was also used for the deprecated_setVarmethod. The cookie is updated every time data is sent to Google Analytics.

 Hotjar:

NAME	DESCRIPTION	DURATION
_hjClosedSurveyInvites	Hotjar cookie. This cookie is set once a visitor interacts with a Survey invitation modal popup. It is used to ensure that the same invite does not re-appear if it has already been shown.	365 days
_hjDonePolls	Hotjar cookie. This cookie is set once a visitor completes a poll using the Feedback Poll widget. It is used to ensure that the same poll does not re-appear if it has already been filled in.	365 days
_hjMinimizedPolls	Hotjar cookie. This cookie is set once a visitor minimizes a Feedback Poll widget. It is used to ensure that the widget stays minimizes when the visitor navigates through your site.	365 days
_hjDoneTestersWidgets	Hotjar cookie. This cookie is set once a visitor submits their information in the Recruit User Testers widget. It is used to ensure that the same form does not re-appear if it has already been filled in.	365 days
_hjMinimizedTestersWidgets	Hotjar cookie. This cookie is set once a visitor minimizes a Recruit User Testers widget. It is used to ensure that the widget stays minimizes when the visitor navigates through your site.	365 days
_hjIncludedInSample	Hotjar cookie. This session cookie is set to let Hotjar know whether that visitor is included in the sample which is used to generate funnels.	365 days

10. Ändring av Integritetspolicy

Sopra Steria förbehåller sig rätten till att ändra denna Integritetspolicy för att återspegla ändringar i lagar och regelverk samt tekniska framsteg, och sörjer för att den överensstämmer med god affärspraxis.

Om Sopra Steria ändrar sin praxis om integritet kommer en uppdaterad version av denna Integritetspolicy återspegla dessa ändringar och vi kommer att informera dig om sådana ändringar genom att uppdatera datumet för ikraftträdande längst upp i denna Integritetspolicy.

11. Kontaktinformation

Om du har frågor kopplade till vår Integritetspolicy eller hanteringen av Personuppgifter, eller om ändring eller radering av Personuppgifter som du har gett oss kan du kontakta oss via e-post gdpr.se@soprasteria.com. Vi ber att du i alla försändelser till Sopra Steria anger den e-postadress som användes för registrering (om sådan angetts).

Du kan också skicka ett brev till följande adress: Vasagatan 38, 111 20 Stockholm.

Om du vill radera, ändra eller korrigera dina Personuppgifter och kontaktar oss via e-post, ber vi dig att i ämnesfältet ange ”önskan om radering” eller ”önskan om ändring/korrigering”, beroende på din förfrågan. Vi gör vårt bästa för att snarast möjligt behandla ditt ärende.