I många företag är avtalsförvaltningen en bromskloss för digitalisering: tusentals dokument är utspridda på olika platser, svåra att hitta och ofta i svårtolkade format. Med hjälp av generativ AI (GenAI) och Intelligent Document Processing (IDP) kan detta förändras. Tekniken gör ostrukturerade avtal maskinläsbara, plockar ut relevant information och lägger grunden för effektivare arbetsflöden och bättre beslut.
Avtalskaos i stora organisationer
Inom branscher som bank, försäkring och telekommunikation hanterar företag ofta tusentals, ibland miljoner, dokument. En stor andel av dessa är avtal. När det krävs att specifik information ska hämtas ur dem, kör dagens traditionella system ofta fast. Orsakerna är flera:
Avtalen finns i ostrukturerat format, till exempel inskannade PDF:er eller andra varierande digitala filer
De är sparade på olika platser i organisationen och därmed svåra att hitta
Dokumenten har ofta märkts upp med felaktiga eller ofullständiga metadata
Resultatet blir att medarbetare måste gå igenom dokumenten manuellt, en tidskrävande och ineffektiv process som förhindrar helautomatisk hantering.
GenAI, en nyckelteknik för effektivisering
Med GenAI-lösningar har utvecklingen tagit fart. Enligt studien “Disruptiva potentialer: Hur generativ AI omformar affärsmodeller” ser 46 % av beslutsfattare inom B2B GenAI som en avgörande teknik för ökad effektivitet. Telekombranschen har redan visat hur tekniken kan användas i praktiken. Genom att låta GenAI och IDP automatiskt leta upp relevant information i stora mängder ostrukturerade avtal.
Nya affärsmöjligheter med IDP
Genom att kombinera stora språkmodeller (LLM) med traditionell optisk teckenigenkänning (OCR) kan även avtal i olika format och varierande kvalitet tolkas av datorer. Informationen i dem kan sedan filtreras, extraheras och analyseras, oavsett var den finns i dokumentet.
Multimodala AI-modeller kan dessutom förstå bilder och komplexa tabeller, avgörande när exempelvis tekniska ritningar innehåller viktig avtalsinformation. I stället för att vara begränsad till metadata kan man med IDP komma åt all relevant information i ett dokument.
Tekniken skapar också nya möjligheter, till exempel automatiserad avtalsanalys, regelefterlevnadskontroller och prediktiv beslutsstöd.
Praktiskt exempel inom telekom
Ett telekombolag med tiotusentals mobilnätplatser är ett konkret exempel. För varje plats finns avtal som ofta uppdaterats under årtionden, vissa är från 1990-talet men gäller fortfarande. Vid utbyggnaden av 5G använder företaget IDP för att:
Identifiera oanvänd kapacitet
Undersöka möjligheten att installera fler antenner
Analysera byggrestriktioner för befintliga torn
I stället för tidskrävande manuell granskning, extraherar IDP all nödvändig information automatiskt och integrerar den direkt i företagets system. Det sparar tid, minskar risken för feltolkningar och säkerställer att kritisk information inte missas, avgörande för kapacitetsplanering och optimering.
Från kaos till konkurrensfördel
IDP är särskilt värdefullt för företag som saknar enhetlig digital struktur i sina avtal. Genom att extrahera och organisera data automatiskt förvandlar tekniken ostrukturerat innehåll till tillgänglig och användbar information.
Rätt implementerad kan IDP ge ett tydligt försprång i konkurrensen. Särskilt om lösningen kombinerar kraftfulla AI-modeller med smart förbehandling. Det gör det möjligt att utvinna insikter även från dåligt organiserade dokument.
Implementeringen kräver dock ofta en skräddarsydd lösning i nära samarbete mellan företag och teknikleverantör. I framtiden kan standardiserade lösningar med flexibla gränssnitt underlätta, men för att få full effekt måste systemen inte bara digitalisera utan också integrera dokumenten i företagets affärsprocesser.
Slutsats
Intelligent Document Processing visar vägen mot en mer automatiserad och digitaliserad hantering av avtal. Särskilt i branscher med stora datavolymer som finans, försäkring, offentlig sektor och telekom. Tekniken effektiviserar processer, minskar kostnader och förbättrar både regelefterlevnad och beslutsfattande.
Tack vare skalbarheten kan företag dessutom snabbt anpassa sig till ökande datamängder och förändrade marknadskrav. IDP gör inte bara arbetet enklare, det gör företagen smartare.
