Så kommer ni vidare med öppna data

- Från eldsjäl till etablerad förmåga

Att börja publicera öppna data är en sak – att etablera förmågan i förvaltning över tid är något helt annat.

Många inom offentlig sektor har påbörjat sin resa med öppna data. Kanske har det funnits ett projekt, en plattform, ett pilotförsök, ofta drivet av en eller ett par eldsjälar. Men hur tar man nästa steg? Hur går man från entusiasm till struktur? Från "vi borde" till "vi gör det och vi gör det tillsammans"?

Det var precis det vi pratade om i vårt panelsamtal med Region Skåne och Malmö stad. Två organisationer som befinner sig mitt i arbetet med att etablera en långsiktig och hållbar förmåga att publicera och förvalta öppna data.

När eldsjälarna inte räcker

Maria Thernström från Malmö stad berättade hur hon, utan tidigare erfarenhet av öppna data,  fick frågan om att ta tag i frågan. Det fanns ett beslut om att det skulle publiceras data innan ett visst datum, men ingen struktur, ingen tydlig organisation.

I Region Skåne såg det annorlunda ut. Anna Gillquist beskrev hur intresset för öppna data fanns på många håll men initiativen var spridda, ostrukturerade och saknade gemensam riktning. "Det fanns massor med bra data, men ofta i pdf-format och utan struktur. Läsbart för människor men inte för maskiner", som en kollega uttryckte det.

Så vad gjorde de?

Både Malmö och Region Skåne landade i samma vägval: att starta smått, men tänka långsiktigt.

Det började med införandeprojekt med olika kompetenser i samma team: digitalisering, IT, informationssäkerhet, juridik. I båda organisationerna togs det fram stödmaterial, checklistor och publiceringsprocesser.

Malmö byggde sin process utifrån DIGG:s vägledningar men anpassade språket och strukturen så att det passade just deras organisation. Region Skåne satte igång ett pilotprojekt inom regional utveckling, långt från känslig patientdata, för att testa hur man kunde bygga en gemensam förmåga.

Vad krävs för att lyckas?

•  Tydligt uppdrag och mandat.
  Att etablera öppna data som en förvaltningsgemensam uppgift kräver mer än entusiasm. Det kräver beslut, ansvar och resurser.
  
  
• Samordning och stöd.
  Många verksamheter vill bidra men vet inte hur. En central samordnande funktion (likt Marias roll i Malmö) kan göra det möjligt.
  
  
• Förståelse för vardagen.
  Att prata öppna data är inte alltid det mest prioriterade i en pressad förvaltning. Det gäller att möta verksamheterna där de är – och visa hur öppna data kan stödja deras mål.
  
  
• Processer som gör det lätt att göra rätt.
  När det är enkelt att förstå vad som ska göras, och man får hjälp att göra det, kommer fler vilja och våga.

Varför ska vi göra detta?

Det är lätt att känna sig ensam i sitt arbete med öppna data. Men faktum är att många står inför samma frågor just nu. Lagkraven finns. EU trycker på. Och behovet av tillgänglig, strukturerad och återanvändbar data ökar. Inte minst i takt med AI-utvecklingen.

Eller som Anna Gillquist uttryckte det:

"Vi måste bli lika bra på att öppna upp data som vi är på att skydda den. Det är nyckeln till att bli en datadriven organisation."