Systemstöd som håller ihop alla delmoment i leveransprocessen

En av Sveriges största bilåterförsäljare behövde modernisera och effektivisera sina sälj- och leveransprocesser, som var präglade av manuella rutiner och pappershantering. Genom ett samarbete med Sopra Steria har bilbolaget nu implementerat ett digitalt stödsystem som strömlinjeformar alla delmoment i leveransprocessen, från köp till bilens överlämnande till kunden.

Bakgrund och utmaning

Bilbolaget hanterade sina sälj- och leveransrutiner manuellt, vilket resulterade i omfattande pappershantering, långa ledtider och varierande rutiner mellan avdelningar. Det fanns ett tydligt behov av att effektivisera hela processen, från att en bil köps tills den levereras till den nya ägaren.

Sopra Steria fick i uppdrag att tillsammans med bilbolaget utveckla ett stödsystem som kunde effektivisera de 20 steg som ingår i bilens leveransprocess. Målet var att minimera manuellt arbete, tydliggöra roller och ansvar, och skapa transparens i hela flödet.

Lösningen blev ETT digitalt system

Sopra Steria utvecklade ett stödsystem i SharePoint för att stödja bilbolagets processflöde. Systemet hanterar alla steg från att säljaren skapar ett köpeavtal tills bilen överlämnas till kunden och hela processen arkiveras.

Systemet omfattar flera steg, inklusive:

• Godkännande av lönsamhet av huvudkontoret
• Godkännande av leverans av lagret
• Eventuella justeringar av bilen av reservkontoret
• Rekonditionering och tillägg av delar
• Fakturering och ekonomiavdelningens godkännande
• Återlämnande av ansvaret till säljaren för överlämning till kunden

Den nya lösningen har avsevärt ökat effektiviteten genom snabbare flödeshantering och minskat pappersarbete. Dessutom har den skapat tydliga roller och ansvar med klara definitioner av uppgifter, vilket bidrar till en mer strukturerad arbetsprocess. Transparensen har förbättrats genom möjligheten att följa flödet, lönsamheten och leveransen i realtid. Slutligen har pappershanteringen minimerats, då nästan alla processer nu är digitaliserade.

Lösningen byggdes med SharePoint Online och andra moderna teknologier som SharePoint API, JavaScript, och Angular. En remote event receiver gör det möjligt för alla användare att se bilens status i processen och veta när det är dags att börja arbeta med sitt steg. Gränssnittet, utvecklat med UX-metoder, är intuitivt och användarvänligt.

Genom en digital lösning kunde avdelningarna lägga in avvikelser och noteringar som bidrog till bättre kommunikation och undvek missförstånd. Sopra Steria genomförde anpassad utbildning för att säkerställa att alla användare, oavsett teknisk kompetens, kunde använda systemet effektivt.

Resultatet

Det nya systemet har lett till betydande förbättringar i bilbolagets leveransprocesser. Anställda kan nu arbeta mer effektivt och med större transparens, vilket förbättrar kommunikationen mellan avdelningar och minskar risken för fel och missförstånd.