IT-system dold orsak till ledarskapsproblem

Utåt ser det ut som ledarskapsproblem: dålig kommunikation, bristande samsyn eller dålig effektivitet. Men i själva verket kan det bottna i underutnyttjade IT-system. ”Det här är något de allra flesta har problem med”, säger Christer Söderholm som i sin roll på Sopra Steria hjälper företag att få ut maximalt värde och effektivitet i sina system.

”Många sitter med lösningar som har byggts för en verksamhet och omvärld som inte längre finns. Allting har förändrats, utom systemstödet. Man tvingas följa en systemprocess som inte är verklighetsanknuten, där 7 av 10 steg kanske inte längre är relevanta, men ändå måste göras.”

Ökad administration och irritation blir följden när medarbetare och chefer inte känner att de kan göra ett bra jobb. ”Många gånger uppstår den största frustrationen när det inte fungerar i kärnverksamheten”, berättar Christer Söderholm.

”Medarbetarna upplever att systemen stoppar dem, istället för att stötta, och att de slarvar bort möjligheter och inte lyckas bedriva verksamheten som de vill. Det påverkar såklart motivationen negativt. Företag behöver därför investera tid i att se över sina IT-system och se hur de kan effektivisera flödet.”

3 vanliga problem – där IT-system kan ligga bakom

• Vi kommunicerar dåligt mellan avdelningar och team
  Sönderbyggda system som inte kan anpassas efter verksamhetsförändringar kan ligga bakom. System som inte används, underutnyttjas eller är för komplicerade kan också vara en orsak.

• Vi har inte samma helhetsbild
  System som inte ger en komplett bild av kunden, eller som bara delvis uppdateras när ny information läggs in, blir ett hinder.

• Det görs mycket jobb i onödan
  Stora mängder systemadministration som medarbetare inte själva får ut nytta av upplevs som ett hinder i jobbet.

 

Uppfattningen att tid läggs på fel saker är vanlig. 

Det kan till exempel handla om ett system som aldrig ger något tillbaka till medarbetaren utan bara ställer krav på inmatning av information, ofta utan ett tydligt syfte. “Det är väldigt viktigt att de som ska använda IT-system förstår varför de behöver göra det.”

Christer Söderholm tar tidrapporteringssystem som ett vanligt exempel. ”Du lägger in mängder av information där, men får ingen återkoppling.” Om tidrapporteringen istället ger något tillbaka, till exempel en rapport om hur du använder din arbetstid, blir den mer användbar. ”90 procent av alla sitter i Outlook med all sin kommunikation så borde man inte enkelt kunna tidrapportera utifrån data därifrån istället? Sådana lösningar har vi byggt.”

”Om medarbetaren förstår helheten brukar också kreativiteten och ifrågasättandet kring det nuvarande arbetssättet vakna till liv. Det är guld värt för ett företag som strävar efter att bli ännu bättre”, säger Christer Söderholm.

Vinsterna syns tydligt, när fokus riktas rätt.

”Vi har till exempel hjälpt kundcenter att gå från kostnadsdrivande till intäktsdrivande.” Med en helhetsbild av kunden i systemen, där man ser tidigare kontakter och köp, kan man ge service på en helt ny nivå och få ett riktigt bra underlag för relevant merförsäljning. Det ger pengar in, en bättre kundrelation och dessutom motiverade medarbetare som känner sig mer nöjda med sin prestation, sin chef och sitt jobb.

Skalbart och framtidssäkrat – så klarar era system en kris

Bra systemstöd har blivit extra viktigt under coronakrisens snabba omställningar. ”Några kunder har behövt skala upp kraftigt när trycket har ökat”, berättar Christer Söderholm på Sopra Steria.

Ett exempel är organisationer som jobbar med omställningar på arbetsmarknaden, där den pågående pandemin har utlöst en lavin av permitteringar och uppsägningar. Då behöver IT-systemen klara trycket, koppla samman rätt data och användas ihop med smarta arbetssätt för att fungera effektivt. Dessutom behöver man en partner som kan möta dessa förändrade behov. ”Välj lösningar som är skalbara, förändringsbara och framtidssäkrade. Det behövs när trycket ökar och ni behöver skala upp, eller om ni snabbt behöver ställa om när förutsättningar förändras”, råder Christer Söderholm.

Hitta rätt systemlösningar

Ibland är det också för enkelt att skylla på IT-systemen. ”Det är inte ovanligt att systemet blir en ursäkt, när det finns jobbigare frågor att ta tag i: gör vi rätt saker, är affärsmodellen rätt, har vi koll på våra kärnprocesser och efterlever vi dem? Därför hjälper vi ofta våra kunder även med den typen av utmaningar. Det är centralt att utgå från process och behov, snarare än system och teknik. Man måste bottna i de här frågorna, innan man implementerar eller förändrar sitt systemstöd”, avslutar Christer Söderholm.

 

Artikeln publicerades av Chef.se 2020-05-11