Del 3: Internet of Things - så etablerar man framgångsrika IoT-satsningar inom kommuner och regioner
Arbetar du inom kommun eller region och ser IoT som en viktig byggsten i digitaliseringen av vårt samhälle? Har du tankar och idéer på tillämpningsområden för IoT men svårt att få gehör i din organisation? I detta inlägg delar vi med oss av erfarenheter från vårt arbete i att stötta kommuner och regioner på deras IoT-resor. Du får även möjlighet att ta del av fem konkreta tips på hur du kan komma i gång med IoT inom din kommun eller region - på riktigt!
Under de senaste åren har vi på Sopra Steria haft förmånen att vara med och starta upp och driva IoT-resorna i Jönköpings län och Västra Götalands län, som initierats av Regionerna i respektive län. I Jönköpings län har vi varit med från strategiframtagning till upphandling av en länsgemensam IoT-plattform som kan nyttjas av Region Jönköping, länets 13 kommuner, Länsstyrelsen och 40 kommunala bolag och kommunalförbund. I dagsläget är vi med på resan att utveckla och skala upp tillämpningar inom olika sektorer samt bygga upp en förvaltnings- och supportorganisation i länet som tillgodoser de ingående aktörernas behov.
Satsningen i Jönköpings län är på många sätt unik och ledande i Sverige när det kommer till länsövergripande satsningar inom IoT, och har nyligen tilldelats bidrag från Vinnova i det fortsatta arbetet att nå nya höjder.
I Västra Götalandsregionen har vi varit med i strategiframtagningen för hur en länsövergripande IoT-satsning kan initieras och etableras mellan Västra Götalandsregionen och dess 49 kommuner ur ett organisatoriskt, tekniskt och finansiellt perspektiv. Under våren 2023 kommer Västra Götalandsregionen på motsvarande sätt som Region Jönköping påbörja arbetet med att upphandla en länsgemensam IoT-plattform för att komma i gång på riktigt med sin IoT-resa.
Möjligheterna med IoT inom kommuner och regioner
Som vi slagit fast i tidigare inlägg råder inget tvivel om att det finns stor potential att göra både resurs- och kostnadsbesparingar med hjälp av IoT inom kommunal- och regional verksamhet. Inte minst med tanke på att tekniken är tillämpbar inom flera olika sektorer och verksamhetsområden. Inom vård och omsorg kan vi exempelvis effektivisera äldreomsorgen genom att i realtid upptäcka olyckor och agera direkt, inom fastigheter kan vi mäta KPI:er för energieffektivitet och styra energiförbrukning, inom stadsplanering kan vi samla in mätdata som grund för strategisk utveckling av trafik och offentliga utrymmen och inom friluftsliv kan vi exempelvis tillgänggöra information om nyttjandegraden av olika aktivitetsområden som en service för invånarna.
På sikt kommer IoT ligga till grund för att koppla samman hela städer, regioner och samhällen i så kallade ”Digitala Tvillingar”. Gatubelysning, soptömning, bevattning och trafik är exempel på saker som kan styras och regleras på distans i en Digital Tvilling – som kort och gott kan beskrivas som en digital spegling av ett objekt, en byggnad eller varför inte en hel stad. På internationell nivå finns redan idag exempel på städer som kommit långt i uppbygganden av Digitala Tvillingar - en intressant tillämpning av IoT som vi får anledning till att återbesöka längre fram i denna bloggserie.
Utmaningar med IoT inom kommuner och regioner
Även om det kryllar av möjligheter med IoT inom kommunal- och regional verksamhet är det av yttersta vikt att också förstå de utmaningar man som kommun eller region står inför i samband med att investera i IoT. Trots den potential vi ser i tekniken, är området än idag förhållandevis omoget inom kommuner och regioner. Få tillämpningar har växt sig så starka inom kommunal- och regional verksamhet att man redan idag kan räkna hem investeringen i form av tids- och kostnadsbesparingar. Dessutom uppstår den allra största nyttan med IoT först när vi kan kombinera IoT-data med verksamhetsdata genom att koppla samman system för att skapa insikt och nya tjänster. I takt med att antalet fristående verksamhetssystem ökar i kommuner och regioner, ökar också komplexiteten i att tillgängliggöra och dela data mellan verksamheter och förvaltningar. För att skapa en långsiktigt hållbar IT-infrastruktur behöver vi ta ett helhetsgrepp, bryta oss loss från vertikala lösningar, öka vårt systemtänk och bygga upp nya samarbeten över organisationsgränser.
En annan utmaning ligger i den tekniska komplexiteten i alla de komponenter ett IoT-system består av. Ett IoT-system är uppbyggt av fysisk hårdvara i form av sensorer och gateways, digital infrastruktur i form av nätverk och mjukvara i form av en eller flera system/plattformar. Som ett paraply över alla dessa komponenter spänner informationssäkerhet, som är av yttersta vikt i ett IoT-system, inte minst för de tillämpningar som samlar in personkänslig information. Att bilda sig en uppfattning över hur de olika komponenterna hänger ihop, och samtidigt hänga med i den snabba utvecklingen inom området, är inte det lättaste.
Fem strategiska råd för att lyckas som kommun eller region
För att ta ett strukturerat grepp kring de utmaningar som kommuner och regioner står inför och ta vara på de möjligheter som IoT medför, är det viktigt att börja i rätt ände och att man är medveten om de val man gör. Utifrån våra erfarenheter listar vi nedan fem strategiska råd för att på ett framgångsrikt och strukturerat sätt komma i gång med IoT inom kommuner och regioner.
1. Etablera samverkan på ett länsövergripande plan
Som vi utforskat i denna artikelserie medför IoT stora möjligheter inom flera sektorer och verksamhetsområden. Som enskild kommun, med begränsade resurser, kan det vara svårt att angripa området och få framdrift på egen hand. Det är dessutom en utmaning att hitta incitament för att påbörja en satsning när det är svårt att veta i vilken ände man ska börja. För att hänga med i och mäkta med den snabba utvecklingen inom området, är det därför oerhört fördelaktigt att kraftsamla till en gemensam satsning, till exempel inom länet. Då verksamhetsbehoven tenderar att likna varandra över kommungränserna är det dessutom onödigt att ”uppfinna hjulet” i var kommun för sig. Genom att samverka över kommungränser, tillsammans med kommunala- och regionala bolag, är det även lättare att navigera i rätt riktning. Exempelvis genom att strukturerat välja ut några tillämpningar att börja med och angripa tillsammans.
2. Dela på kostnader, kompetens och resurser över organisationsgränser
Ett av huvudargumenten för att etablera samverkan på ett länsövergripande plan är att göra det möjligt att dela på kostnader, kompetens och resurser. Det är extremt resursineffektivt och förödande för varje enskild kommun, kommunalt bolag, och regionalt bolag i en region att angripa IoT-området på egen hand. Det är dessutom lätt att man som enskild aktör stirrar sig blind på vertikala ”stuprörslösningar” som tillfredsställer ett verksamhetsbehov inom en förvaltning, i stället för att se sig själva som en aktör i ett större ekosystem. Då nyttan med IoT spänner över många verksamhetsområden finns det en stor vinning i att dela på investeringarna i ett län, i form av att exempelvis finanseria en upphandling av en IoT-plattform tillsammans och bygga upp en gemensam organisation för vidareutveckling och förvaltning i länet.
3. Utgå ifrån verksamhetsbehov… inte tekniken i sig!
Det här må låta lite som klyscha, men det är verkligen ingen självklarhet! Då många fortfarande ser IoT som avancerad teknik är det lätt att skygglapparna åker på och att man börjar testa och utforska tekniken inom tekniska förvaltningar. Genom att ändra synsätt till att se IoT som ett verktyg att lösa problem med kan vi vidga vyerna och utforska tillämpningar inom de områden vi faktiskt ser störst potential att spara både tid och resurser inom. En bra utgångpunkt är därför att sätta sig ner och fundera över vilka problem man stöter på i de processer och arbetssätt man arbetar efter i en verksamhet.
4. Upphandla IoT-plattform i stället för att utveckla en på egen hand från grunden
Det här vägvalet är något av en vattendelare för de IoT-resor som påbörjats runt om i kommuner och regioner i Sverige idag. Utifrån den erfarenhet vi på Sopra Steria har samlat på oss i våra uppdrag finns det fördelar med att upphandla en plattform jämfört med att som kommun eller region utveckla en på egen hand från grunden. Vi nämnde den tekniska komplexiteten som en utmaning längre upp i detta inlägg, och det gäller inte minst i utvecklingen av ett system med IoT-funktionalitet. Företag som tillhandahåller IoT-plattformar på marknaden idag har spenderat år av utveckling för att ta fram användarvänliga system och gränssnitt - trots det har många fortfarande en bra bit kvar. Genom att upphandla och få en aktör att hålla i handen och utvecklas med, kan mycket utvecklingsarbete sparas in, tid som i stället kan läggas på att utforska vad man faktiskt vill åstadkomma med tekniken och hur man bör organisera sig internt för att uppnå det.
Det kan kännas lockande som enskild kommun eller region att utveckla något från grunden helt efter egna preferenser och behov. Men, man bör i så fall vara medveten om den hatt man också sätter på sig, dels i form av att säkerställa kompetens för själva utvecklingsarbetet, dels i form av tid och finansiella medel.
5. Underskatta inte förankringsarbetet
Sist men inte minst, underskatta inte den tid det tar att ställa om. För att ställa om behöver budskapet förankras på flera nivåer i en organisation eller i ett län. För att tillsätta medel till en satsning krävs givetvis att beslutsfattare på kommundirektörsnivå eller motsvarande blir införstådda i potentialen och vad man kan åstadkomma. När man väl är i gång är det följaktligen av yttersta vikt att även nå ut till verksamhetsutvecklare, förvaltningschefer eller motsvarande ute i verksamheterna för att hitta lämpliga tillämpningsområden. I slutändan är det i verksamheterna nyttan skapas, exempelvis i form av att effektivisera en process eller i form av en tjänst som tillhandahålls till invånarna. Att samarbeta över organisationsgränser medför en större tyngd finansiellt, kompetens- och resursmässigt, men det ställer högre krav på kommunikation och ökar svårigheten att nå ut till rätt personer– något som är viktigt att ha i åtanke i förankringsarbetet.
Vi hoppas att ovanstående råd och insikter kan hjälpa er som kommun eller region att ta nästa kliv på er IoT-resa. Funderar du på hur just din organisation kan ta nästa kliv i rätt riktning - tveka inte på att höra av dig! Vi tar gärna ett förutsättningslöst möte för att prata mer om just er situation.
Inläggsförfattare
