Fördelar med användarinvolvering vid implementation av ERP-system

Att involvera användare i en implementationsprocess kan verka som en fundamental del i processen. Detta är dock inte alltid fallet. Involvering av användare garanterar inte en framgångsrik implementationsprocess, men fördelarna med det är många. Hur kan användare involveras och vilka fördelar ger det? Det tänkte jag försöka reda ut i detta inlägg.  

Vad är Enterprise Resource Planning System?

Enterprise Resource Planning System, eller ERP-system, är en applikation som stödjer och integrerar ett företags verksamhetsprocesser. Att implementera ett ERP-system kan vara ett svårt och komplext projekt. Inom området finns en mängd forskning som har påvisat att användarinvolvering är en av de kritiska faktorerna för att en ERP-implementation ska lyckas. Men, vilka är egentligen fördelarna med att involvera användarna?

Implementationsprocessen

För att förstå fördelarna med att involvera användare i en ERP-implementation börjar vi med en övergripande beskrivning av implementationsprocessen.

En implementation av ett ERP-system består av ovan fem faser.

Omfattning och engagemang är den första fasen och handlar om att utveckla en långsiktig vision för det nya systemet samt en kortsiktig implementationsplan. Här ingår bland annat att bestämma affärssystemets omfattning inom de resurs- och tidskrav som är uppsatta, få medhåll och engagemang från högsta ledningen och besluta om sammansättningen och strukturen på implementations-teamet. En viktig del av detta är att definiera tydliga effektmål som är mätbara för att kontinuerligt kunna göra uppföljningar om hur det går under implementationen. Utan väldefinierade och mätbara mål blir det svårt att avgöra om implementationen anses vara lyckad eller inte.

I Analys och design görs val av metoder för att genomföra implementationen. Användarkraven analyseras och en mappning av skillnader mellan nuvarande verksamhetsprocesser och systemprocesser görs. I slutet av denna fas har ofta en testmiljö av systemet installerats.

Tredje fasen kallas Förvärv och utveckling och går ut på att anskaffa licenser och bygga en produktionsversion av affärssystemet som tillgängliggörs för slutanvändare. Affärssystemet konfigureras och anpassas till verksamheten och dessutom sker migrering av data från tidigare system till affärssystemet.

Fas fyra avser själva Implementationen. Systemet görs tillgängligt för slutanvändare och detta kan ske enligt olika konverteringsstrategier. Här testats konfigurationerna av systemet och användarna utbildas.

Femte fasen sker efter driftsättning och kallas Drift och förvaltning. Aktiviteter sker för att hantera den dagliga driften av systemet och detta övergår sedan till vidareutveckling samt underhåll av affärssystemet.

Trots att ovan faser tycks följa en strikt vattenfallsmodell sker de till viss del iterativt för att möjliggöra tidig påverkan från användarhåll.

Hur kan användare involveras?

Det är viktigt att vara medveten om att det finns många olika sätt att involvera användare på och att det både kan påverka projektet positivt och negativt. Därför är det av betydelse att ha en genomtänkt strategi för hur man på ett lämpligt sätt väljer ut användare samt i vilken grad de ska involveras. 

Att inkludera användare i en ERP-implementation kan tyckas vara enkelt till en början men det finns flera tillvägagångssätt och många aspekter att ha i åtanke.

• Konsensus: ett direkt tillvägagångssätt som innebär att alla användare har direktkontakt med projektgruppen. Användare behöver inte uttrycka sina åsikter via en mellanhand.
• Rådgivare: projektgruppen fattar besluten men påverkas av användarnas behov och önskemål. Detta innebär att en majoritet av användarna inte rådfrågas under processens gång och det finns heller ingen tydlig struktur för vem som ska rådfrågas.
• Representant: vissa användare blir slutanvändare av ERP-systemet medan andra blir nyckelanvändare som ingår i projektgruppen och agerar representanter för sina andra slutanvändare. Detta är ett indirekt tillvägagångssätt där användarnas oro, behov och åsikter kommuniceras via en mellanhand.

Vilka är fördelarna med att involvera användarna i en ERP-implementation?

Det många lyckade implementationsprocesser har gemensamt är en positiv användarmedverkan. För att detta ska vara möjligt är det viktigt att alla som berörs av implementationen är medvetna om att implementationsprocessen genomförs och varför den genomförs, hur förändringen kommer påverka deras roll och arbete samt att de kontinuerligt får information under processens gång. Användarmedverkan förespråkas för att upptäcka användarnas behov och synpunkter, validera specifikationer och därmed bygga bättre system för verksamheten. Dessutom har användarmotstånd visat sig vara en viktig bidragande faktor till varför många implementationer misslyckas eller står inför utmaningar.

Ökad systemkvalitet och användarinvolvering i ett tidigt skede

Genom att involvera användare förses projektgruppen med information och kunskap som kan utnyttjas i implementationsprojektet. Med en grundförståelse för kundens behov kan bättre och mer användbara ERP-system levereras och därmed ökar systemets nytta och kvalitet. Användarinvolvering skapar dessutom möjligheter att strukturera och konfigurera systemet utifrån deras krav och behov. En av utmaningarna med att implementera ett ERP-system är just att få till en lösning som stödjer verksamhetens processer. För att detta ska vara möjligt behöver användarna delta i implementationsprocessen, eftersom de känner till verksamhetsprocesserna. Sker inte detta finns det en risk att anpassningar och konfigurationer som är avgörande för verksamheten inte finns med som en konsekvens av bristfällig kommunikation och medverkan.

Om användarinvolveringen dessutom sker i ett tidigt skede kan användarna testa i systemet och bidra med återkoppling avseende vad som fungerar bra men även vilka de upplevda bristerna och problemen med ERP-systemet är. Detta underlättar korrigeringen av dessa och kan i sin tur bidra till ökad kvalitet av systemet. 

Tidsbesparing och undvikande av dyra ERP-system

Tidsåtgång och kostnader kan minska om problemområden identifieras tidigt under ett implementationsprojekt. Implementation av större och komplexa system är mer kostsamma än de som är av enklare karaktär och därför kan kostnaderna hållas nere om företaget fokuserar på det som framkommit som viktigast utifrån ett användarperspektiv.  

Ökad chans för acceptans av ERP-systemet

Att involvera användare kan påverka ett ERP-systems användbarhet. Anledningen till detta är att användare som är en del av kravprocessen och utformningen av ett ERP-system också tenderar att acceptera systemet. De är mer mottagliga för lösningen som levereras, eftersom de känner någon form av ägandeskap i det.

Förståelse för ERP-systemets funktioner

Användarinvolvering genom hela implementationsprocessen gör att användare får en förståelse för ERP-systemets funktioner och vilka möjligheter lösningen kan skapa. Givet detta får de dessutom en större uppfattning om vilken inverkan nyttjandet av systemet kommer ha på deras arbete.

Kommunikation och delaktighet i beslut

Om det inte finns gemensamma, tydliga och accepterade mål i verksamheten blir implementationen av ERP-systemet och de förändringar i arbetssätt som det medför svårare. Kommunikation och delaktighet i beslut ger användarna möjlighet att uttrycka sina åsikter. Detta kan resultera i att relevanta lösningar för ERP-systemet kan diskuteras fram på ett mer demokratiskt sätt. 

Varför har jag valt att skriva om just detta ämne? Varför tycker jag att det är viktigt?

Jag har erfarenhet av projekt där det varit tydligt att kunden inte involverat de faktiska användarna tillräckligt mycket under implementationsprocessen. Konsekvenserna av det blev tydliga när systemet driftsattes. Lösningen nådde inte helt upp till de krav och behov som slutanvändarna hade, eftersom de som var involverade varken arbetade eller var insatta i de flöden som systemet var tänkt att stödja. Detta skapade enorm frustration bland användarna och även ett motstånd mot systemet uppkom. Utifrån min erfarenhet är det oftast slutanvändarna som är experterna i de processer som systemet är tänkt att stödja, därför anser jag att deras input om hur systemet bör användas för att underlätta deras arbete inte ska försummas. Detta är en viktig och avgörande insikt som jag tar med mig till kommande implementationsprojekt.