Systemperspektiv som utgångspunkt för förändringar

Min erfarenhet är att vi ofta är eniga, även om långt ifrån alltid, om att det finns behov för förändring i en organisation. Oenigheten kan uppstå i frågan om hur man löser det behovet, i vilken riktning man vill gå och vilka åtgärder man vill genomföra utifrån önskade konsekvenser eller minimering av oönskade sådana. Det är också min erfarenhet att när man misslyckas belysa detta behov för organisationen, misslyckas man ofta med förändringen också eller så tar den mycket längre tid och kräver mycket större ansträngning än nödvändigt. För att kunna räkna med ett personligt ansvar behöver organisationen ta sitt ansvar i termer av att beskriva hur situationen ser ut i praktiken och vilka behov företaget i stort har.

Det finns många modeller och teorier angående förändringsarbete och jag vill beskriva en. Denna utgår från systemet/organisationen som helhet och beskrivs av många, bland annat Donella H. Meadows som anses vara en av de viktigaste grundarna. Teorin bakom handlar om att delsystem aldrig kan ge tillräckligt med information om helheten mer än att de pekar på vissa frågeställningar. En självklarhet tycker många då erfarenheter av praktiskt arbete visar på att förändringar i ett delsystem sällan ger bra resultat på hela systemet, utan oftast påverkar ett eller flera delsystem (delar) negativt.

Ur ett systemperspektiv har alla system ett syfte och det är att bevara sig själva. Med andra ord kommer organisationer att förändras i syfte att bevara sig själva och säkra sin existens. Vägen till framgång är ofta genom förändringar av olika slag.

Gäller detsamma för enskilda individer? När vi som individer ställs inför en förändring som vi kanske inte nödvändigtvis håller med om: hur mycket handlar det inte om att vi själva inte har fått möjligheten att förstå orsaken eller behovet av förändring eller att vi inte har varit uppmärksamma(de) på det och hur mycket handlar det om att vi saknar helheten och ser enbart vårt område men inte hur hela systemet rör sig och vad det behöver?

Systemiska perspektiv i vardagen

Vi tillhör alla olika system och alla dessa tillhörigheter påverkar oss hela tiden: vi tillhör en familj, ett samhälle, arbetar för en viss arbetsgivare (oftast flera genom livet), tillhör olika grupperingar på fritiden etc. Vi lär oss olika regler och oftast oskrivna förhållningssätt från olika system och väldigt många gånger har vi inga problem att förhålla oss till det. Ibland däremot kan det vara svårt att veta var vissa av våra övertygelser kommer ifrån och vi har själva svårt att förstå vissa av våra reaktioner.

Olika system (organisationer) må ha egna regler och principer och det finns regler som gäller alla system oavsett storlek, innehåll, var de agerar eller hur. Systemteori säger också att vi agerar många gånger utifrån ett systemiskt perspektiv och inte nödvändigtvis utifrån våra individuella behov och önskan.

Systemtänkare definierar organisationer som system eller entiteter som lever och agerar i en viss miljö eller omgivning. Organisationernas existens och framgång bygger, i första hand, på att de är tillräckligt bra på att uppfatta behoven som finns i samhället och tillgodoser dessa på ett sätt som gör att systemet/organisationen både växer och överlever. Med tanke på att förändringstakten i samhället ökar exponentiellt är det kritiskt och nödvändigt för företagens existens att uppfatta när behoven och inte sällan förutsättningarna ändras, internt eller i omgivningen. Det är kritiskt och nödvändigt att de agerar tillräckligt fort och gör anpassningar och förändrar det som behövs förändra: utbud, tjänster, leveranssätt, hur de agerar osv. Inte minst är det viktigt med vilken intention de har i sitt agerande. Att erbjuda tjänster eller produkter som ingen behöver eller vill ha kommer inte att leda till framgång utan till motsatsen, det är alla överens om. Respekt för omgivningen och fair trade har blivit viktiga principer i företagandet idag. Principer som inte fanns för ett antal år sedan och som till en stor del har drivits fram av en medvetenhet om vad som är viktigt för många. Det har i sin tur skapat förändringar i företagsstrukturer och hur företag  använder naturtillgångar och mänskliga resurser.

Praktiska tillämpningar

Inom systemteorin är relationen som systemdelarna har till varandra och till helheten ett av de viktigaste elementen. Förbättringen eller potentialen till förbättring finns, bland annat, i kvaliteten på dessa relationer.

Utifrån detta perspektiv blir det viktigt att observera hur olika enheter och avdelningar förhåller sig till varandra och till helheten. Hur väl stämmer avdelningsmålen överens med organisationens mål? Många skulle se detta som en självklarhet men så är inte alltid fallet. Hur väl fungerar kommunikationen i organisationen? Vilka får tillgång till vilken information? Vilka får beröm i organisationen och på vilka grunder? Anser man att framgång är ett resultat av gemensamma ansträngningar eller beror de på enstaka  enheter, kompetenser eller till och med enstaka individers insatser? Hur reagerar organisationen när man misslyckas med sina mål? Pratas det öppet om det, hittar man syndabockar, tar man gemensamt ansvar? Hur villig är organisationen att ta risker och vilka risker är tillåtna?

Till exempel, istället för att titta på konflikter utifrån individperspektiv används ett systemiskt perspektiv där man har som arbetshypotes att det saknas element som gör att systemet som helhet inte fungerar optimalt. Det kan vara otydligheter eller brist på tydlig kommunikation angående syfte eller ledande principer, att alla enheter inte anses lika värdefulla eller att enheterna själva upplever det så, att systemet upplever orättvisa i form av resurser eller budget etc. De eventuella konflikter mellan individer eller grupperingar (enheter, avdelningar, kompetensgrupper) som uppstår kan vara ett tecken på en brist eller gap som ligger i systemet och har en systemisk orsak. Antagandet är att konflikterna inte skapas hos de enskilda individerna. Konflikterna är det man ser, de är symtomen men inte orsaken. Medarbetarna är symptombärare som visar hur systemet mår. Detta gäller särskilt de situationer där man har försökt lösa konflikter och det verkar inte finnas någon fungerande lösning alls oavsett hur många försök och metoder man har använt.

Alla kan säkert relatera till den situationen när det finns konflikter i en grupp och det mesta pekar på att det är en person som ”gör motstånd” och reagerar och till och med anses skapa konflikterna. Det som händer i vissa fall är att när personen slutar i gruppen så dyker någon annan medlem upp med samma attityd. Detta är ett tecken på att konflikten är systemisk snarare än mellan individer.

Av den anledningen så brukar man säga att förändringar är möjliga när systemet blir medvetet om alla sina komponenter och relationerna eller bristen mellan dessa och utgår från det som finns och inte det man tror borde finnas.

Och för att citera några av mina favoritförfattare, Otto Scharmer and Katrin Kaufer, som menar att det finns tre dimensioner som är viktiga i förändringsarbete och som man behöver ha med sig:

“The journey from ego-system to eco-system awareness, or from “me” to “we,” has three dimensions: (1) better relating to others; (2) better relating to the whole system; and (3) better relating to oneself. These three dimensions require participants to explore the edges of the system and the self. These three openings match the blind spots of most change efforts, which are often based on rigid assumptions and agendas and fail to see that transforming systems is ultimately about transforming relationships among people who shape those systems.”

Vi kommer inte längre om vi inte lär oss att steget mot framtiden handlar om flytta fram våra positioner genom att tillsammans utforska våra egna gränser lika mycket som genom att utforska vår potential. Som individer, grupper och organisationer. Vi behöver ställa oss frågan om vad som är det bästa sättet för att skapa framtiden: att fortsätta låta delarna styra eller att utgå från helheten? Det är dags att vi slutar hantera symptom i tron att vi löser problem, för att istället titta på hur vi skapar systemdynamik som främjar vår egen utveckling.