Digital process för hantering av glasögonbidrag för HSF

När en ny lag om glasögonbidrag för barn mellan 8-19 år trädde i kraft, stod Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF) inför en plötslig ökning av ansökningar. För att hantera detta akuta behov kontaktade HSF Sopra Steria, som snabbt utvecklade en digital lösning för att effektivisera processen. Denna framgång ledde till ytterligare förbättringar och utvidgningar av systemet, vilket resulterade i en smidigare och mer effektiv hantering av glasögonbidrag.

Bakgrund och utmaning

I mars 2016 trädde en ny lag i kraft som gav alla barn mellan 8 och 19 år rätt till glasögonbidrag via sitt landsting. HSF, som ansvarar för att hantera dessa bidrag, såg en dramatisk ökning av ansökningar, vilket ledde till en akut situation där den befintliga manuella hanteringen inte längre räckte till.

Med den nya lagen började ansökningarna strömma in, och HSF behövde hantera cirka 1 000 ansökningar per månad via post. Trots att extra personal togs in blev det svårt att administrera den stora mängden ansökningar på ett effektivt och kvalitetssäkert sätt. Det manuella arbetet med blanketter och kvitton var tidskrävande och gjorde det svårt att säkerställa att alla regelverk följdes.

Lösningen: Snabb och effektiv digitalsering

I mitten av juli 2016 kontaktade HSF Sopra Steria för att diskutera en möjlig lösning. På bara två månader utvecklade Sopra Steria ett digitalt systemstöd för hantering av glasögonbidrag för barn i åldrarna 8-19 år. Den nya lösningen integrerades med det befintliga systemet som redan hanterade vissa rekvisitioner och bidrag inom hjälpmedelsområdet.

Med den nya digitala lösningen hanterar optikerna det mesta av administrationen direkt i systemet, vilket eliminerar behovet för brukarna att skicka in kvitton och blanketter. Regelverket är inbyggt i systemet för att förhindra fusk, och faktureringen sker samlat från respektive optiker, vilket innebär att pengar inte behöver betalas ut till varje individ.

Resultatet: Effektivisering och utvidgning

Sopra Sterias snabba respons och proaktivitet ledde till att HSF under hösten 2016 även kunde införa systemstöd för glasögonbidrag för barn mellan 0-8 år. Detta nya systemstöd levererades i slutet av november 2016, och inkluderade också ett kommunikationsuppdrag gentemot optikerna för att säkerställa smidig övergång.

HSF slipper tidskrävande manuell hantering. Optikerna har fått mer jobb men samtidigt en bättre översikt över glasögonbidragsansökarna, säger Marjo Kanto, Förvaltningsledare/Controller, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

HSF ansvarar för att Stockholms läns invånare har tillgång till en bra och säker hälso- och sjukvård samt tandvård, och med denna digitala lösning har de kunnat förbättra och effektivisera sin service avsevärt.