Digital portal för beställning av tolk i Stockholm

Invånare kan beställa tolkar för döva. Hälso- och sjukvårdspersonal kan beställa både tolk för döva och språktolkar. Beställning av tolk för döva är tillgängligt för alla länets invånare via Mina vårdkontakter (MVK) minavardkontakter.se. Hälso- och sjukvårdspersonal loggar in direkt på tolkportalen med e-tjänstekort (säker inloggning). En process som tidigare var både omständlig och tidskrävande.

Bakgrund

Tolkbeställaren ringde runt till olika tolkförmedlingar tills man hittade en tolk. Man kunde inte vara säker på vilken tolk som verkligen kom som t ex i de språkgrupper som var små och där patienten inte vill att en nära anhörig skulle tolka. Det var en manuell hantering av aktuella bokningar/avbokning av tolk, krånglig avvikelserapportering som tog lång tid att få korrigerade. Manuell hantering av lappar som kvitto på utfört uppdrag.

Om tolkbeställaren var en invånare (avser dövtolkar) behövde man ringa till en växel och önska sin bokning t ex 6 tillfällen tolkning för att delta i kurs på fritiden och sedan hoppas att det skulle lösa sig. Återkoppling förekom endast manuellt via telefon.

Tolkförmedlingen kunde inte veta om beställarna följde rangordningen. Det var en manuell hantering för återkoppling till vården om vem som kommer när etc och mycket fakturaadministration med frågor från finansiären samt manuell tidskrävande hantering av avvikelser.

Tolkförmedling för Dövtolk kräver ett myndighetsbeslut i varje ärende varför denna drivs av SLL själv. Beställningar registrerades manuellt i ett eget system.

Finansiären (HSF) kunde inte säkerställa att uppdragen bokats i korrekt rangordning. Det var en manuell granskning av fakturor på upp till 400 sidor per månad. Inget stöd för uppföljning ifall uppdragen hade genomförts och på de tider som fakturerats, annat än de rosa lapparna ute på mottagningar runt om i länet.

Lösningen

Tolkbeställaren

• Lägger beställningar i ett Webbgränssnitt
• Ser/ändrar sina aktuella och historiska beställningar i särskilda vyer
• Kvitterar sina tolkbesök i gränssnittet (inga rosa lappar)
• Lägger avvikelser i anslutning till de uppdrag som finns
• Invånare som beställer dövtolk väljer tjänsten via Mina Vårdkontakter och har då tillgång till gränssnitt med «mina beställningar» där man både bokar, kontrollerar status och avbokar tolk

Tolkförmedlingen:

• Får tillgång till förfrågningar via webb eller integration. Förfrågan är aktiv så länge man har på sig att svara, därefter går den automatiskt vidare till nästa förmedlingsföretag
• Svarar och tillsätter namngivna tolkar i systemet
• Administrerar sin information i webbgränssnittet
• Erhåller avstämda fakturaunderlag från systemet
• Hanterar avvikelser via systemet
• Dövtolkbeställningar är integrerade med det egna beslutssystemet så att de kan hanteras och återkoppla till tolkbeställaren automatiskt

Finansiären (HSF):

• Har ett system som garanterar att rangordningsregler för tillsättning av tolk följs
• Skapar ett avstämt fakturaunderlag som motsvarar den faktura som respektive förmedling kan skicka
• Får överblick och uppföljning av förmedlingarnas leveranser och avvikelser.

Resultatet

Syftet med införandet av tolkportalen var dels att förbättra tillgänglighet för beställning av tolkar, dels att få alla tolkbeställningar samlade för uppföljningsändamål. Inom vården i SLL genomförs årligen ca 400 000 vårdtillfällen med tolk. Döva och hörselskadade med behov av tolk får så kallad vardagstolkning, bl a vårdbesök och arbetsplatsträffar bekostade av landstinget. I Stockholm utförs årligen c:a 20 000 tolktillfällen för hörselskadade.

Tolkportalen är en webbapplikation byggd med Microsoft-teknik. Lösningen har medgivit att invånare och personal kan beställa, överblicka och följa upp tolkningar på ett bekvämt, säkert och modernt sätt.

HSF (Hälso- och sjukvårdsförvaltningen) ansvarar för att Stockholms läns invånare har tillgång till en bra och säker hälso- och sjukvård samt tandvård.