Utveckling av digital portal för beställning av tolk i Stockholm

Sopra Steria har utvecklat Tolkportalen åt Stockholms läns landsting, en digital plattform som förenklar beställningen av tolkar för både invånare och hälso- och sjukvårdspersonal. Invånare i länet kan enkelt beställa dövtolkar via Mina vårdkontakter (MVK) på minavardkontakter.se. Hälso- och sjukvårdspersonal kan, med säker inloggning via e-tjänstekort, beställa både dövtolkar och språktolkar direkt på Tolkportalen. Tidigare var denna process både komplicerad och tidskrävande.

Utmaningar med tidigare system

Tidigare behövde tolkbeställare ringa runt till olika tolkförmedlingar för att hitta en tillgänglig tolk. Detta innebar osäkerhet kring vilken tolk som faktiskt skulle dyka upp, särskilt inom små språkgrupper där patienterna inte ville ha en nära anhörig som tolk. Hanteringen av bokningar, avbokningar och avvikelserapportering var manuell och tidskrävande, med kvitton på utförda uppdrag i pappersform.

För invånare som behövde dövtolkning innebar beställningsprocessen att ringa en växel och hoppas på att bokningen skulle lösas. Återkoppling skedde endast via telefon.

Förmedlingarna hade svårt att följa rangordningen av tolkar, och finansiären (HSF) kunde inte säkerställa att uppdragen bokades korrekt. Granskningen av fakturor, ibland upp till 400 sidor per månad, var manuell och utan stöd för att verifiera genomförda uppdrag.

Resultatet: förbättrad tillgänglighet och effektivitet

Införandet av Tolkportalen har avsevärt förbättrat tillgängligheten för tolkbeställningar och samlat alla beställningar för uppföljning. Årligen genomförs cirka 400 000 tolktillfällen inom vården i Stockholms läns landsting, varav cirka 20 000 för hörselskadade.

Tolkportalen, byggd med Microsoft-teknik, erbjuder invånare och vårdpersonal en bekväm, säker och modern lösning för att beställa, överblicka och följa upp tolktjänster.

HSF ansvarar för att invånarna i Stockholms län har tillgång till säker och bra hälso- och sjukvård samt tandvård, och Tolkportalen är ett viktigt verktyg i detta arbete.

Lösningen: en digital portal

Tolkbeställaren:

• Lägger beställningar via ett webbgränssnitt
• Ser och ändrar aktuella och historiska beställningar i särskilda vyer
• Kvitterar tolkbesök direkt i gränssnittet
• Lägger in avvikelser direkt kopplade till uppdrag

Invånare som beställer dövtolk kan göra det via Mina vårdkontakter, med tillgång till ett gränssnitt där de kan boka, kontrollera status och avboka tolkar.

Tolkförmedlingen:

• Tar emot förfrågningar via webb eller integration
• Svarar och tillsätter namngivna tolkar i systemet
• Administrerar information och hanterar avvikelser via webbgränssnittet
• Erhåller avstämda fakturaunderlag från systemet
• Hanterar dövtolkbeställningar integrerat med sitt eget beslutssystem

Finansiären (HSF):

• Följer rangordningsregler för tillsättning av tolk
• Skapar avstämda fakturaunderlag som motsvarar fakturor från förmedlingar
• Får överblick och uppföljning av förmedlingarnas leveranser och avvikelser