Förändringsledning hos Unionen

Unionen, Sveriges största fackförbund med över 640 000 medlemmar, stod inför utmaningen att ersätta sitt åldrade medlemssystem med en modern webbaserad lösning. För att säkerställa en smidig övergång och förankra systemskiftet i hela organisationen, samarbetade Unionen med Sopra Steria för att genomföra ett omfattande förändringsarbete. Detta inkluderade tydlig kommunikation, utbildning och användarstöd, vilket ledde till ett framgångsrikt införande och en väl förberedd organisation.

Utmaningen: Byta ut ett kritiskt system

Unionen behövde ersätta sitt 20 år gamla medlemssystem, som hanterade över 640 000 medlemmar, med en ny framtidssäkrad webbaserad lösning. Tidigare försök att byta system hade misslyckats, så denna gång beslutade Unionen att satsa på en aktiv förändringsledning för att säkerställa framgång.

Lösningen: Ett strukturerat förändringsarbete

Sopra Steria och Unionen identifierade tre nyckelområden för förändringsledningen: kommunikation, utbildning och etablering av en stödfunktion för användarna. En noggrann nulägesanalys och intressentkartläggning hjälpte till att identifiera de personer i organisationen som skulle påverkas av systemskiftet och hur de skulle påverkas.

En omfattande kommunikationsplan skapades för att svara på vad, när, hur och varför förändringen skedde. Planen inkluderade rekommendationer för olika kommunikationskanaler såsom personliga möten, intranät, nyhetsbrev, demovideos och blogginlägg. Kontinuerlig kommunikation på alla nivåer i organisationen säkerställde att frågor och osäkerhet kunde hanteras effektivt.

Inför lanseringen utvecklades en utbildningsstrategi som inkluderade 36 superusers runt om i organisationen. Dessa superusers fungerade som ambassadörer både före och efter lanseringen och hjälpte till att utbilda över 900 slutanvändare. Deras roll var avgörande för att snabbt hantera frågor och problem samt erbjuda användarstöd.

Resultatet: En framgångsrik övergång

Den tydliga och kontinuerliga kommunikationen spelade en avgörande roll för projektets framgång. Redan ett halvår innan systemet lanserades hade 97 procent av medarbetarna hört talas om förändringen. Snabbt agerande vid frågor och oro förhindrade missuppfattningar och negativ spridning.

Unionen och Sopra Steria kunde genom en väl genomtänkt förändringsledning förbereda, förankra och utbilda nära 1 000 användare i övergången till det nya systemet. Den kontinuerliga kommunikationen och användningen av superusers bidrog starkt till acceptansen och de rätta förväntningarna i organisationen.