Snabbare och säkrare hantering för skärgårdsbor med digital biljett

När Waxholmsbolaget, som ansvarar för kollektivtrafiken i Stockholms skärgård, stod inför en överväldigande mängd manuella ansökningar för det subventionerade Ö-kortet, vände de sig till Sopra Steria för att hitta en lösning. Genom att digitalisera hela processen har de nu skapat en snabbare och säkrare hantering för skärgårdsborna, vilket förenklar både ansöknings- och leveransprocessen av Ö-kortet.

Bakgrund

Ö-kortet är en subventionerad årsbiljett som skärgårdsboende i Stockholms skärgård kan ansöka om, under förutsättning att de saknar fast förbindelse till fastlandet och är folkbokförda på en av öarna. Tidigare var ansökningsprocessen för Ö-kortet krånglig och tidskrävande, med många manuella moment som innebar hög arbetsbelastning för handläggarna, särskilt vid årsskiftet och terminsstarter.

Tidigare var ansökningsprocessen för Ö-kortet krånglig och tidskrävande. Skärgårdsborna behövde beställa personbevis från Skatteverket och skicka det per post till Waxholmsbolaget. Där utfördes en manuell kontroll innan ett brev med Ö-kortsID, ett tomt Accesskort och ett Ö-kortsbevis skickades tillbaka. Den som ansökte behövde sedan ta med sig alla tre handlingarna till en terminal för att köpa och ladda Ö-kortsbiljetten på Accesskortet. För att resa behövde man alltid ha med sig Ö-kortet, Accesskortet och Ö-kortsID med fastklistrat foto.

Lösningen blev digitalisering av Ö-kortet

Sopra Steria samarbetade med Waxholmsbolaget och trafikförvaltningen för att utveckla en digital lösning som skulle förenkla och effektivisera processen för både användare och administratörer. Digitaliseringen genomfördes i två steg.

I det första steget skapades tre huvudkomponenter: en Ansökningsportal, en Handläggningsportal och en Webbapplikation för kontroll av Accesskort. I Ansökningsportalen anger de sökande sitt personnummer och får omedelbart veta om de har rätt att ansöka om Ö-kortet. Därefter laddar de upp ett foto och skickar in sin ansökan digitalt.

Handläggarna godkänner ansökningar i Handläggningsportalen, som sedan skickas till ett tryckeri. Tryckeriet producerar och skickar ut det personliga Accesskortet direkt till den som ansökt. Handläggarna kan också se historik och status på ansökningar, utföra registervård samt ta ut rapporter och statistik. Webbapplikationen används av försäljningsställen för att kontrollera giltigheten på Accesskortet innan de laddar det med en Ö-kortsbiljett.

I det andra steget planeras funktioner för att förnya behörigheten, köpa och ladda Ö-kortsbiljetter direkt i Ansökningsportalen. Dessutom kommer användarna kunna förlustanmäla och spärra kort samt se vilka biljetter som finns på kortet via Mitt SL.

Resultatet blev snabbare och säkrare hantering

Digitaliseringen av Ö-kortet har lett till betydligt kortare handläggningstider och säkrare hantering av ärenden. Ansökningsprocessen är nu helt digital och användarna får omedelbart besked om de har rätt att ansöka. När de reser behöver de bara ha med sig sitt personliga Accesskort.

Detta projekt visar på de stora fördelarna med digitalisering, både för användarna och administratörerna, genom att skapa en smidigare och mer effektiv process.