Svenska kommuner brottas ofta med problemet att administrera och fördela platser till kulturella evenemang på ett enkelt och rättvist sätt. Ett problem som även Malmö stad stod inför.
För att Malmö stad skulle kunna planera, fördela och erbjuda kulturevenemang till förskolor och grundskolor inom kommunen behövde flera personer involveras. En stor utmaning var all administration kring rättvis fördelning, att ta fram statistik och följa upp de olika evenemangen samt att ha en tydlig och bra kommunikation med skolor och arrangörer. Hanteringen skedde vanligtvis via mail, telefon och olika excel-ark vilket resulterade i tidskrävande, kostsamt och manuellt arbete.
Utmaning
Manuell hantering - ett problem för rättvis och jämlik fördelning
Malmö stad såg ett stort behov av att förenkla och effektivisera hanteringen av att fördela platser till de olika evenemangen. I kommunen ska alla förskolor och grundskolor ha lika stora möjligheter att boka in sig på evenemang, men i och med den manuella hanteringen blev det en stor utmaning att kunna fördela platserna rättvist. Kommunen ville även att lösningen skulle vara enkel och användarvänlig för att göra det möjligt för dels förskolor och skolor att själva boka in sig på evenemang, och dels för arrangörer att lägga upp sina evenemang.
Lösningen
Samarbete och Innovation
Malmö stads kulturförvaltning kom i kontakt med Sopra Steria och tillsammans började man kartlägga alla behov och utmaningar som fanns, men även vilka framtida behov man såg skulle komma. Arbetet utmynnade i en lösning som döptes till Kulturkartan.
- Samarbetet med Sopra Steria har alltid fungerat smidigt och de har verkligen lyssnat och tagit till sig alla behov som vi har framfört. Resultatet blev att vi idag har en så bra lösning som Kulturkartan är, berättar Camilla Bengtsson, planeringssekreterare på Malmö stads Kulturförvaltning.
Kulturkartan är en unik och smart digital tjänst. I Kulturkartan kan arrangörer av kulturevenemang riktade mot barn och unga själva publicera sitt utbud och pedagogerna på skolorna kan enkelt boka in sig på de evenemang de vill besöka. Malmö stad valde också att integrera sitt elevdatasystem med uppgifter om förskolor och grundskolor samt antal elever i varje klass. På så sätt blir det lättare att fördela och rikta erbjudanden om evenemang mot rätt målgrupp.
När ett evenemang har lagts upp och riktats mot en målgrupp, till exempel mot förskoleklasser, skickas ett mail till pedagogerna för dessa barn så att de vet om att evenemanget äger rum och att det är möjligt att boka platser. Fördelen med målgruppsinriktningen är att informationen om evenemangen är relevant för mottagaren så att inte högstadieskolor exempelvis får inbjudan till evenemang som riktar sig mot förskolan.
- Eftersom alla ska ha likvärdig möjlighet att delta på evenemangen finns i Malmö stad kulturbussar som kostnadsfritt kör förskolor och skolor till kulturevenemang. Ett önskemål var att det skulle vara möjligt att boka kulturbussen i Kulturkartan i samband med biljettbokning. Denna funktion skapade Sopra Steria och nu är det enkelt för pedagoger att boka både biljett och transport på samma gång, berättar Carolina Avelin, planeringssekreterare på Malmö stads Kulturförvaltning.
En annan viktig funktion som Malmö stad ville få med i Kulturkartan var uppföljning och utvärdering av evenemangen. Detta kan de göra genom de inbyggda statistik- och utvärderingsmodulerna som finns tillgängliga i tjänsten.
Gemensam utveckling av Kulturkartan
En Innovativ tjänst som främjar erfarandeutbyte och förbättringar inom kommunal verksamhet
Kommuner som tecknar sig för tjänsten Kulturkartan får tillgång till alla funktioner som utvecklats i systemet sedan tidigare då allt är tillgängligt för alla. Om en kommun vill lägga till en ny funktion så betalar kommunen för detta och funktionen kan sedan kostnadsfritt användas av samtliga kommuner.
Tjänsten är inte heller begränsad till att endast användas mot förskole- och grundskoleverksamhet utan kan även användas i andra kommunala verksamheter som exempelvis äldrevården.
