Hela Nordens framtida skafferi säkras

I den svenska byn Alnarp utanför Malmö ligger det nordiska genresurscentret, NordGen, som har fått i uppdrag av nordiska ministerrådet att säkra en hållbar användning av våra växter, djur och skogar. Deras främsta uppgift är att lagra genetiskt material och att skapa kunskap som kan bidra till att säkerställa en mängd olika genetiska resurser inom mat och jordbruk i Norden. Som en del av detta arbete forskar NordGen kring hur våra växter kommer att överleva de klimatförändringar vi ser i Norden.

- Klimatförändringarna har redan satt massiva fotspår på våra grödor här i Norden, och det har blivit allt viktigare att samla detaljerad kunskap om hur våra grödor kan överleva och trivas i det nya, hårdare klimat som vi kommer att se i framtiden. Vår forskning måste i princip säkra Nordens framtida skafferi, säger NordGens direktör, Lise Lykke Steffensen.

Utan data är vi ingenting

Kort efter sin anställning samlade Lise Lykke Steffensen samtliga medarbetare för att diskutera vad organisationens största utmaningar är. Alla medarbetare tog upp problemet med organisationens IT:

1) All data på samtliga fröer som förvaras i NordGens frysar registrerades och hanterades i ett äldre datahanteringssystem, vilket var svårt för NordGens medarbetare att jobba med samt svårt att vidareutveckla

2) Interna och externa projekt stöddes inte av en sammanhängande IT-plattform, och därför fungerade samarbete och kunskapsdelning inte särskilt effektivt

3) NordGens servrar var redo att bytas ut, men det fanns risk för att förlora data i den processen

- Som forskningscenter är vi helt beroende av vår insamlade data. Vi måste kunna samla, lagra och dela information utan risk att den går förlorad på något sätt eller är svår att hitta och dela, säger Lise Lykke Steffensen.

För att lösa dessa utmaningar bad NordGen Sopra Steria om hjälp med att se över hur IT på bästa sätt kan stödja forskningscentret framöver.

Rätt datahanteringssystem

Som ett första och avgörande steg utförde Sopra Sterias danska konsulter en grundlig avgränsningsprocess. Delvis för att avgöra vad ett nytt datahanteringssystem borde kunna göra nu och i framtiden, och dels för att kunna bedöma vilket datahanteringssystem som bäst passar NordGens krav och behov.

- Jag kan inte i ord förklara hur bra Sopra Sterias konsulter har hanterat hela processen. De utförde en mycket noggrann analys av vår situation på ett fint och respektfullt sätt. De var väldigt öppna och frågade flera gånger om det var okej att de tog en workshop tillsammans med både medarbetare och ledning. Tid är pengar, även för Sopra Steria, men det var uppenbart att de helt enkelt ville vara säkra på att deras lösningsförslag var det bästa för oss. Vi uppskattade denna professionalism och respekt som de visade, säger Lise Lykke Steffensen.

Hon berättar att medarbetarnas engagemang var utöver det vanliga. Alla önskemål för framtiden och hur det nya systemet skulle vara utformat inkluderades i Sopra Sterias slutgiltiga rekommendation av ett nytt datahanteringssystem.

Avgränsningsprocessen ledde fram till en rapport från Sopra Steria med rekommendationer och beslutsunderlag som gjorde det möjligt för NordGens ledning att fatta beslut om det rekommenderade datahanteringssystemet. Rapporten har också utgjort grunden för det anbudsmaterial som ska leda till ersättningen av det befintliga systemet.

Samarbete är alfa och omega

NordGen arbetar kontinuerligt med projekt som omfattar både interna och externa projektteam. Alla NordGens medarbetare anställs på fyraåriga kontrakt, som maximalt kan förlängas en gång, vilket innebär att det är ett stort antal personer involverade i alla de projekt som genomförs. Just därför är samarbete och effektiv kunskapsdelning alfa och omega för ett forskningscenter som NordGen.

Då medarbetarna har skiftat genom åren har många olika system satts i bruk, medan andra inte blivit urfasade. NordGens systemlandskap var därför komplext och osammanhängande, vilket innebar att data och dokumentering hade blivit en daglig utmaning – NordGen var i behov av en ny, sammanhängande och gemensam plattform.

- Det var inte hållbart längre, och vi fick därför hjälp av Sopra Steria att flytta datahanteringen från Linux till Office 365. Det har gett oss en plattform där vi mycket enklare kan samarbeta i projekt – både internt och externt, säger Lise Lykke Steffensen.

Idag har NordGen ett Office 365-serviceavtal med Sopra Steria, som är redo att rycka ut och hjälpa till vid behov.

Vi flyttar data till molnet

NordGens datahanteringssystem, deras webbplatser och en rad andra system drevs förut på fysiska servrar hos NordGen. Eftersom det nu var dags att byta ut dem var risken för dataförlust stor. Även här tillfrågades Sopra Steria för att reda ut vilka behov och möjligheter NordGen hade:

- Sopra Steria har återigen gjort ett noggrant jobb för att kartlägga våra specifika behov, samt utvärdera våra olika alternativ. I själva verket valde de i slutändan sin egen molnlösning, vilket igen vittnar om deras professionalism, säger Lise Lykke Steffensen.

Den svenska konsensuskulturen är en faktor som inte får förbises

- Som en nordisk organisation präglas vi av vår placering i Sverige, och jag kan säga att hela projektet har lyckats enbart på grund av Sopra Sterias gästfrihet, empati och höga grad av professionalism. I vår organisation hade det inte fungerat med konsulter som kom in och berättade vart skåpet ska stå. Så blev det inte, och jag är väldigt nöjd, säger Lise Lykke Steffensen som avslutning.

När vi blickar tillbaka om 10 år, har klimatförändringarna påverkat oss alla. Lyckligtvis, med NordGens hjälp, är vi väl rustade för att fortsätta fylla våra skafferier.