6 tips för att lyckas med din digitala workshop

Workshops är ett vanligt redskap för att samarbeta kring kreativitet och innovation. Men hur kan vi se till att inte pausa det här viktiga arbetet när vi inte kan ses fysiskt, och när distans- och hemmaarbetet är här för att stanna ett tag till? Ta del av våra 6 tips för att lyckas med din digitala workshop.

Tips 1: Välkomnande klimat för nya idéer

En workshop kan beskrivas som ”Ett möte där en grupp personer tillsammans engagerar sig i en intensiv diskussion och/eller aktivitet gällande ett specifikt ämne eller projekt, utan att ha ett förutbestämt resultat i åtanke.” En grundförutsättning för givande workshops är att ha ett klimat som uppmuntrar nya idéer och tankesätt, alla deltagare ska lämna och känna att de har vågat nämna alla sina idéer. Innovation är idag en framgångsfaktor och för att nå ny innovationshöjd måste vi tänka nytt, galet, experimentera och ifrågasätta. Att vägleda deltagarna till att tänka nytt och experimentera genom övningar som exempelvis ”Crazy 8’s” eller ”How might we…” är ofta framgångsrika för att kicka igång ett uppmuntrande klimat.

Vikten av att värma upp

För alla workshops är det viktigt att skapa en kreativ och rolig miljö. Här kommer några av våra bästa uppvärmningsövningar som kickar igång nya tankesätt och dessutom fungerar perfekt i ett digitalt sammanhang:

• Berg- och dalbanan. Facilitatorn ritar en linje som liknar attraktionen och deltagarna placerar ut sig på linjen utifrån var de känner att de befinner sig just nu.
• Två sanna, en falsk. Varje deltagare nämner tre saker om sig själv, resterande personer gissar vilken som inte stämmer.
• Du har en tidsmaskin, vart reser du och varför? Vi har alla någon gång drömt om att resa i tiden, men vill man återuppleva sin barndom eller se världen år 2120?
• GIF-utmaningen. Facilitatorn ställer en fråga eller ett påstående och varje deltagare svarar med den GIF de tycker passar som svar. Vi får humor och kreativitet i ett och dessutom en övning som är klockren digitalt.

Illustration för hur övningen berg- och dalbanan kan se ut i digital version när deltagarna placerar ut sig på linjen.

Tips 2: Talarordning

Det kommer mer naturligt när vi sitter i samma rum, men är vi på distans får vi inte samma naturliga interaktion med varandra. En utmaning med digitala möten är hur lätt det är att gömma sig bakom skärmen, men i en workshop vill vi höra allas perspektiv. Säkerställ därför att alla kommer till tals. Be deltagarna utveckla, utmana och uppmana till diskussion. En talarordning behöver inte vara facit för hela samtalet, men det kan vara en vägledning. Gör en visuell talarordning för att skapa liv. Att använda bilder på personerna som deltar ger ett ansikte att associera rösten med, vilket skapar ett mer naturligt möte. Tilldela också gärna varje person en färg, det ger struktur och kan återanvändas i andra delar av workshopen om vi exempelvis skapar digitala post-it lappar. Dela talarordningen med hela gruppen, det ger en indikation på att alla kommer behöva bidra och att ingen kan gömma sig.

Illustrera gärna talarordningen visuellt om ni sitter digitalt, såhär kan alla få ett ansikte, det blir tydligt vilken ordning som gäller och vi kan enkelt garantera att alla kommer till tals.

Tips 3: Ha rätt verktyg

För att skapa den inkluderande och kreativa miljö vi är ute efter måste vi ha rätt tekniska förutsättningar för att göra det på distans. Ett verktyg för samtal är grundläggande, flera varianter finns så välj den som passar bäst, exempelvis Microsoft Teams eller Zoom. För själva workshopen behöver vi interaktiva verktyg som deltagarna kan samarbeta i samtidigt. Vanligt vid fysiska workshops är whiteboards och det finns såklart digitala sådana, exempelvis Mural, Miro eller Microsoft Teams Whiteboard. Använder ni PC och redan etablerat Microsoft Teams i organisationen är Whiteboard-verktyget fördelaktigt. På så sätt får ni automatiskt allt material från workshopen samlat direkt i det verktyg som redan används. Ska ni rita på en lösning kan designverktyg som Figma vara bra, men en fördel är om deltagarna i workshopen använt verktyget tidigare, annars kan tröskeln bli hög och kreativiteten lidande.

Tips 4: Kommunikation

En avgörande faktor för en digital workshop är att etablera en bra kommunikation med deltagarna. Har du som facilitator en plan för hur du ska bemöta frågor? Är det många deltagare kanske det inte är lämpligt att frågor ställs muntligt, bör de istället skrivas i en chatt och samlas ihop vid ett eller flera gemensamma tillfällen? Vad som är rätt tillvägagångssätt kan bero på deltagare, gruppens storlek och workshopens utformning. Fundera kring detta redan innan och kommunicera ut vad som gäller. Då behöver du inte bli överraskad om det dyker upp en fråga längs vägen och deltagarna vet också vad som förväntas av dem i gengäld.

Tips 5: Våga logga ut

Att dela upp den digitala workshopen i online och offline kan vara ett vinnande koncept. Digitala möten kan vara mer energikrävande än fysiska och för att deltagarna ska behålla optimalt fokus är det klokt att skapa uppgifter som kan göras på egen hand. Exempelvis kan det vara en brainstorm för att komma på idéer eller att rita ett designförslag. När de enskilda uppgifterna är gjorda samlas ni i ett gemensamt möte för nästa steg. För att upplägget ska fungera behöver det finnas ett tydligt syfte och mål på plats, annars kan det bli svårt för deltagarna att arbeta optimalt på egen hand. Därtill är det också viktigt att det finns ett tydligt schema för när deltagarna förväntas vara online och när de har sin tid offline.

Tips 6: Knyt ihop säcken och utvärdera direkt

Att vara mer eller mindre beroende och hänvisade till en digital värld är nytt och en omställning för många av oss. Vi funderar på vad som är den bästa lösningen och det finns kanske inte ett svar, men en del av lösningen är samarbete. Därför är det extra viktigt vid digitala workshops att vi samlas i slutet, rundar av och utvärderar tillfället tillsammans. Vi kan dra gemensamma slutsatser kring det som utforskats och diskuterats. Vi lär oss tillsammans och delar med oss av vår kunskap. På så sätt kan vi, även om avstånden blivit längre, komma närmare varandra. För facilitatorn är det även en fördel att få en gemensam överblick för vad som har gjorts och om vi har nått målet för workshopen. Det är avgörande för att besluta om vad nästa steg i processen är.

Några extra tips att ta med sig:

• Var flera facilatorer om möjligt. För att kunna dela på ansvar. Kanske har någon koll på tekniken och den andra metoden som ska genomföras?
• Är alla med? För att bryta ny mark behöver vi ha personer med som kan ifrågasätta, utmana gränser, inspirera men också veta om eventuella begränsningar. Beslutsfattare, designers eller personer med den tekniska kompetens som behövs för att vi ska få in alla nödvändiga perspektiv.
• Testa tekniken. Och testa sen en gång till… Undvik de största missödena genom att kunna teknik och verktyg. Just detta kan vara den största fallgropen och orosmomentet med att genomföra en digital workshop – det är däremot inte något som ska stoppa oss.
• Hinder på vägen. Det är viktigt att ha en genomtänkt plan, men var beredd och ha utrymme för problem som kan uppstå längs vägen ändå.

Vägen framåt

Det finns många metoder att genomföra workshops på och det kan vara svårt att veta vilken som passar för ett specifikt tillfälle eller problem. Oavsett om det känns knepigt eller om ni bara är nyfikna på att genomföra digitala workshops, kan vi hjälpa dig. Vi hittar ett upplägg som passar för att workshopen ska bli så värdefull och givande som möjligt.