Görs vi rätt saker eller gör vi saker rätt – semantik eller verklighet

Hur kan bristen av processinriktat arbete påverkar en organisation?

Jag kan inte låta bli att undra om mycket av stressen som upplevs idag har att göra med att vi inte stannar upp och undrar vad som är det mest relevanta i varje stund istället för att springa på alla bollar i tron att det är det som är viktigast. Kanske också i tron att det kommer att få oss att känna oss viktiga. Att ha mycket att göra verkar ha blivit ”The new black”, det som premieras.

Att ifrågasätta om rätt saker görs är inte nödvändigtvis något som alltid välkomnas i organisationer trots att det oftast är det som behövs. Att fråga om vi gör rätt saker är viktigare än att bara producera. Att göra är inte nödvändigtvis samma som att göra rätt saker. Att springa på alla bollar samtidigt må hålla oss upptagna men håller oss också ifrån att ställa frågan om det finns ett annat sätt att arbeta på. Att komma fram till bästa lösningen istället för ”en lösning”.

Att ha mycket att göra är inte vägen till framgång. Vi uppnår inte bättre lösningar genom mycket görande. Vårt eget värde beror inte på hur mycket vi gör. Vi kanske uppfyller vårt eget behov för att känna oss värdefulla genom att utföra mycket men det betyder inte nödvändigtvis att vi lever upp till vår egen potential och möjligheter och inte heller att vi skapar utifrån behov och det som är värdefullt. Att fråga om det vi gör faktiskt skapar värde är viktigare än att fortsätta i samma spår. En fråga vi behöver ställa oss inte enbart som individer men även som grupper och organisationer.

Jag har träffat många människor som är övertygade om att man behöver springa fortare för att klara av de allt större krav som ställs på våra arbetsplatser idag. Min erfarenhet är att det är ett tecken på att vi inte är tillräckligt uppmärksamma på när behoven ändras och på vilket sätt. Att vi saknar bra arbetsprocesser eller metoder för att registrera när förändringar behövs. Att vi är sena på att släppa det som inte längre behövs och fortsätter bemöta nya behov med gamla förutsättningar.

Viktigt att göra rätt saker eller viktigt att göra saker på rätt sätt?

Det ena utesluter inte det andra och uttrycken börjar bli lite uttjatade då det som är rätt saker idag kan vara nästan motsatsen imorgon. Behoven ändras ofta och det gäller att hänga med i svängarna. Jag tror ändå att de flesta skulle enas om att det är viktigt att göra rätt saker. Fel saker på rätt sätt kommer inte ändra resultaten.

Har man mycket att göra varken orkar eller hinner man fundera över om de processer som används är de som skapar mest värde för företaget eller fungerar på bästa sättet. Det är lätt att bli hemmablind och lätt att låta bli att fundera om man har rätt personer, roller eller kompetenser i processerna. Om man gör rätt saker. Om man gör det i rätt tid. Om man har processer som stödjer det man vill åstadkomma. Om de processer som finns efterlevs av organisationen eller enbart finns på papper. Om processerna anses vara ett bidrag till arbetet eller ännu en modernitet som inte har en praktisk tillämpning.

Ur ett systemiskt perspektiv är det processerna som får delarna att hänga ihop och arbeta mot ett gemensamt mål. Det är bland annat genom processinriktat arbete som medarbetarna får kunskap om hela systemet, vad den har för gränser och vad som behövs utvecklas. Det är också ett sätt att utveckla relationer mellan olika delar av organisationen, både på grupp- och individnivå vilket i sin tur leder till en större öppenhet och kunskapsdelning.

Processer skapar tydlighet och mening

Organisationer idag upplever mycket stress och hög arbetsbörda och en del av det skapas genom att man saknar välfungerande processer och prioriteringar. Väldigt ofta ser olika delar av en organisation olika delar av arbetsprocessen. Att sakna etablerade processer som sträcker sig över hela organisationen kan skapa konflikter, förvirring och långa och ineffektiva arbetsformer.

Processer skapar tydlighet och till en viss del mening genom att ena flera perspektiv och gemensamt komma fram till det som fungerar för alla eller de flesta hellre än för enstaka individer. Processer möjliggör snabba förändringar utifrån önskad output och/eller förändrade förutsättningar eller behov.

Utan väletablerade processer är risken mycket större att man misslyckas se sin egen del i helheten, som individ och grupp. Man har svårt att se och förstå andras synpunkter eller perspektiv. När ansvarsfördelningen är oklar faller saker mellan stolarna. När informationsfördelningen är bristfällig och man behöver leta efter relevant information är risken stor att man tar bristfälliga beslut eller lägger mycket tid och energi på att hitta rätt information. I sin tur kan det skapa osäkerhet i beslutskvalitet: kommer det att hålla eller behöver vi gå tillbaka och revidera?

Överlämningar blir bristfälliga om man inte har kommit överens om vem som tar över vad och när och olika grupper agerar från fragmentarisk information och har olika definitioner, perspektiv och förväntningar på vad som är viktigt som till exempel kvalitet, tid, prioriteringar etc. Inte sällan uppstår kriser som antingen inte hanteras, hanteras väldigt sent eller drar igång stora delar av organisationen för att lösas.

När företag arbetar i processer skapar det gemensamma arenor där relevanta frågeställningar kan diskuteras och beslut kan tas där saker händer.

100 människor, 100 olika arbetssätt

När en organisation saknar helhetsbild över vilka aktiviteter som är värdeskapande leder det till att man saknar översikt över vilka resurser och kompetenser som behövs, i vilken utsträckning samt varför de behövs. Man saknar förutsättningar att lyckas med sitt arbete. För att inte nämna all tid som går åt att reda ut alla konflikter, förvirringar, missförstånd och effekter av dåliga beslut!

Det som ofta händer i digitaliseringsprocesser är att man lägger mer fokus på att skapa nya IT system, eller ersätta gamla, än att först förstå nuvarande rutiner och processer och effektivisera dessa. Det händer att man fokuserar mer på att ställa krav på IT- system än att ställa krav på arbetsprocesserna. Det man egentligen gör är att man tar med sig gamla problem in i det nya eller till och med skapar nya problem. Ett av de största är att man ofta tror att digitalisering innebär att människor per automatik kommer att arbeta på ett standardiserat sätt. Man tror att man kan tvinga in människor i en standardiserad process och att det kommer att bli en bra lösning. Så är sällan fallet. Varför? För att människor är kreativa och kommer att hitta lösningar och shortcuts som passar dem och ligger i linje med vad de tror på och vad de anser fungera för var och en av dem. 100 människor, 100 olika arbetssätt, kan det verkligen finnas vinster med det?

Det handlar inte om att strypa den personliga friheten eller kreativiteten utan snarare skapa gemensamma rutiner som alla eller de flesta kan och vill ställa upp på.

Det handlar snarare om att skapa en identitet för företaget genom tydlighet i både vad som är viktigt för oss som organisation, vad vi vill åstadkomma och hur vi vill göra det. En identitet som skapar mening för de flesta medarbetare, mening som gör att de bidrar med sitt bästa: engagemang, kreativitet, tid och kompetens. Det är ett sätt att få delarna att arbeta ihop så att systemet arbetar effektivt och uppnår sitt syfte. Det ger större utrymme att engagera sina medarbetare i en större helhet än de flesta av oss orkar se i vardagen. Även om vi alla bidrar till att bygga en katedral på var sitt sätt så är det oftast så att vi enbart ser den delen som vi själva håller på med oavsett om det är att hugga sten, ta dessa till byggplatsen eller mura dem i en vägg. Och vi alla behöver se den helheten vi bidrar till och på vilket sätt vi själva skapar det.