Hur du blir en bra förändringsledare – 4 konkreta tips

Med dagens digitaliseringsfokus och förändringstakt är ledare allt oftare även förändringsledare, oavsett om de vill eller inte. För om ledaren inte involverar sina medarbetare i förändringsprocessen finns det stor risk att förändringen kommer att misslyckas.

Krav på effektivitet, mer för mindre, bättre tjänster och bättre resursutnyttjande är ofta en utgångspunkt för digitaliseringsprojekt. Både den offentliga och privata sektorn känner det starka behovet för förändring och vet att de ”måste digitalisera NU”. Ändå ser vi fallgroparna upprepa sig; underskattning av den mänskliga faktorn i förändring, och tron att digitalisering är ett mål i sig. Detta leder till att över 70 procent av alla förändringsinitiativ misslyckas (Forbes).

Vi behöver förstå och planera utifrån att digitalisering är ett verktyg för att uppnå en större vision och att fördelarna med digitalisering nästan alltid är beroende av att involvera medarbetarna. Strävan efter förändring innebär att organisationer är i konstant och komplex förändring, och fördelarna är så eftertraktade att de ofta tas ut innan förändringarna genomförs. Varför underskattas då den viktigaste faktorn som påverkar resultatet? Det vill säga människorna i organisationen?

Förändringsprocesser medför kostnader förknippade med produktionsnedgång, effektivitetsförlust, direkta utlägg och investeringar. Särskilt de två första kostnadsområdena är direkt relaterade till i vilken utsträckning vi får med oss medarbetare i processen. Produktionsbortfall är kopplat till avsaknad av motivation som uppstår då information och ledning är bristfällig. Brist på motivation bland anställda leder ofta till kostnader och vinsttapp på både kort och lång sikt, men även passivitet och anställda som slutar kan kosta dyrt över tid. Det är här ledarens roll kommer in i bilden.

Den närmaste chefen är viktigast

För att medarbetaren ska kunna hantera de parallella förändringsprocesserna och en förändrad arbetsdag är den närmaste chefen nyckeln. Men inte utan rätt verktyg. Via undersökningar genomförda av Prosci (experter inom förändringsledning som bland annat tillhandahåller aktuella studier och certifierande utbildningar inom området) ser vi att stödet hos mellanchefer och engagemang i förändringsprocesser är den viktigaste faktorn för projekts framgång. I hektiska förändringsprocesser är fokus ofta på förankring hos den högsta ledningen och åtgärder för de anställda, men då glömmer vi hur viktigt det är att få med mellanchefer på ett bra sätt. När allt kommer omkring måste de i praktiken driva förändringen på vägen och inte minst upprätthålla motivationen efter genomförandet.

Det finns olika sätt att stödja chefer i att vara bra förändringsledare. Vi på Sopra Steria har valt att utveckla ett koncept som enkelt vägleder chefer i vad som krävs av dem i förändringsprocessen. Konceptet består av fyra huvudområden: Förstå, Översätt, Leda och Kommunicera. Dessa områden måste chefen ta ansvar för och utöva. Alla anställda måste sikta mot samma mål, men vi vet att de har olika behov och utgångspunkter. Därför är det extra viktigt att chefen fokuserar på människorna, inte bara på tekniken eller processerna.

Huvudområdena i vårt koncept är baserade på PROSCI Change Management Model, och våra erfarenheter från privat och offentlig sektor.

Förstå

• Du som ledare måste förstå vad förändringen består i, och vad förändringen innebär för dig och dina medarbetare. Området ”Förstå” innebär att identifiera möjligheter, utmaningar och anpassningar som gäller dig och dina medarbetare.

Översätta

• Du som ledare måste översätta vad förändringarna kommer att innebära för dina medarbetare och koppla det till deras vardagliga arbete för att göra det relevant. Använd konkreta exempel eller hypoteser. Området ”Översätta” innebär en möjlighet att kunna anpassa budskapen, skapa medvetenhet, motivation och drivkraft för förändringen.

Leda

• Du som ledare måste aktivt vägleda de anställda genom synlig handling och ägande av förändringarna. Att leda genom förändring innebär att bana vägen för, följa upp och ställa krav på anställda.

Kommunicera

• Du som ledare måste kommunicera tydligt kring förändringen och vad den innebär genom alla faser: före, under och efter. En förändringsprocess varar alltid längre än införandet, och du som chef måste också behålla motivation, kvalitet och effektivitet efteråt.

Om man dessutom gör förändringsanalyser kommer man att lära sig mer om förändringens omfattning och komplexitet och kan därmed anpassa åtgärder och tillämpa områdena enligt ovan. Förändringsanalyser kan genomföras med insikter från till exempel intervjuer, workshops, fokusgrupper eller enkäter. Oavsett resultatet av förändringsanalysen kommer modellen ovan att vara relevant så länge innehållet skalas och anpassas.

På de flesta ställen kommer ett projekt eller kanske HR att ansvara för många av förändringsåtgärderna och effekten av ledarskap underskattas ofta. Om cheferna inte är involverade pågår bara implementering. Implementering utan förändringshantering kommer att kunna leverera på teknik, men inte på den mänskliga aspekten, och därför inte på fördelarna. Förändringshantering kommer nämligen inte ovanpå rollen som ledare, det är en del av det.