Systemstöd som håller ihop alla delmoment i leveransprocessen

Bilbolaget hade ett ostrukturerat och till stor del manuellt processflöde kopplat till sina sälj- och leveransrutiner. Processerna hanterades manuellt och följden var en stor mängd pappershantering, långa ledtider och stora skillnader mellan olika avdelningars rutiner. Hela processen behövde effektiviseras, från köp till att bilen levereras till den nya ägaren.

Sopra Steria och bilbolaget tog tillsammans fram en ny process i 20 steg. Sopra Steria utvecklade ett stödsystem för processen i SharePoint. De manuella moment som inte kunde digitaliseras vidareutvecklades processmässigt. Systemets uppgift var att från att en säljare skapat ett köpeavtal stödja hanteringen genom Bilbolagets komplicerade processflöde fram till leverans.

Aktiviteterna var bl.a. att huvudkontoret ska godkänna lönsamhet, lagret ska godkänna leverans, reservkontoret godkänner eventuella justeringar av bilen, rekonditioneringen lägger till delar. Därefter ska det hela vidare till fakturering och ekonomiavdelningen. I det sista skedet hamnar ansvaret för bilen åter hos säljaren som kan lämna nyckel till kunden. Sedan arkiveras hela processen, flödet, felhanteringar och leverans registreras så att det går att följa historiskt.

De främsta fördelarna:

• Ökad effektivitet i flödeshanteringen med tidsbesparing som följd

• Tydlighet gällande roller, uppgifter och ansvar

• Transparens kring flöde, lönsamhet och leverans

• Minimering av manuellt pappersarbete

Projektet var utmanande, med en snäv tidsram och en kund som var ny inför att jobba med agila projekt. Trots de utmanande förutsättningarna blev resultatet lyckat och systemet är i produktion hos kundens alla anläggningar.

Bilbolaget kommer fortfarande behöva jobba med ett fåtal steg som involverar papper och utskrifter. I övrigt är merparten av processen helt digital.

Via en remote event receiver kan alla som jobbar i lösningen se hur bilen ligger till i processen, samt blir medvetna om precis när de ska sätta igång arbetet i sitt egna steg. Gränssnittet är intuitivt och framtaget med UX-metoder vilket gör att användaren snabbt kan anamma processen.

I varje steg kunde avdelningar lägga in avvikelser och noteringar som sedan snappades upp. Det ledde till total transparens i informationsspridningen. Resultatet var bättre kommunikation mellan avdelningar och anställda slapp missförstånd och överraskningar. Sopra Steria genomförde utbildning som anpassades till användarnas varierande nivå av teknisk kompetens.

System och produkter

SharePoint Online, SharePoint API, agilt projekt (SCRUM), remote event receiver, JavaScript, UX-metoder, JIRA, Microsoft Azure, Angular, PnP Powershell, Visual Studio Code.

Bilbolaget är ett av Sveriges största återförsäljarbolag för två bilmärken inom premiumsegmentet.