Att leda team på distans

Coronavirusets spridning över världen har försatt samhällsekonomin i obalans och stor osäkerhet råder hos många individer, företag, organisationer och i samhället i stort. I osäkra tider är ledarskap och förmågan att övervinna kritiska situationer viktigare än någonsin, och många företag har vidtagit olika åtgärder för att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet.

Ett av de initiativ som många företag har tagit är att uppmana sina medarbetare till att jobba hemifrån under en viss tid för att motverka smittspridningen, både i samhället men också inom den egna organisationen. I och med detta sprids team, och de medarbetare som vanligtvis arbetar nära varandra, ut på olika håll och den naturliga samlingsplatsen uteblir. Därmed blir var och ens arbetsplats utlokaliserad och med det anpassad till den egna hemmiljön, vilket ställer ett högre och annorlunda krav på ledarskapet för att teamet ska fortsätta att prestera och vara motiverade. Här kommer några framgångsfaktorer som hjälper dig att lyckas som ledare med ett team på distans.

Resurser

Stäm av med varje medarbetare vilka förutsättningar de har för att arbeta hemifrån. Fungerar den teknik som behövs såsom nätverk, lagring, utskrift etc.? Hur ser arbetsplatsen ut – finns utrymme för en god ergonomi? Finns det något de saknar? Stäm av med varje teamdeltagare just kring hur den individens situation ser ut och om behov av stöd finns i någon del.

IT-säkerhet

Ombesörj så att alla medarbetare vet vad som gäller vid arbete utanför organisationens nätverk. Uppmana alla att läsa på företagets policy kring data- och informationshantering om sådan finns. Upprätta ett säkert fildelningsverktyg som alla i teamet kan komma åt, oavsett lokal. Här kan du läsa mer om säkerhet vid arbete hemifrån.

Information och kommunikation

När vi befinner oss i samma fysiska miljö sker en stor mängd informationsutbyte spontant och ”på vägen”, kanske i hissen, i korridoren, vid kaffemaskinen m.fl. För att inte tappa detta bör du skapa ett digitalt forum där dessa snabba avstämningar kan hanteras. Välj ett verktyg som alla har åtkomst till och kunskap inom och skapa en gruppchatt med teamets alla deltagare så att de kan stämma av sina göromål, både i text och i samtal. Uppmana gärna deltagare till att våga kamera så blir interaktionen så verklig som möjligt. Det är stor skillnad på att se den vi pratar med mot att bara höra rösten. Som en bonus av detta får du en ökad kunskapsnivå i hela teamet, då alla kan ta del av den information som delas. I detta forum har du som ledare också en effektiv arena för att sända information till hela teamet.

Struktur och rutiner

Sätt upp tydliga ramar för vad som gäller kring arbetstid, tillgänglighet och eventuell frånvaro. Det är lätt att tappa den egna strukturen vid arbete i hemmet då andra göromål lätt kan komma emellan, och det är heller inte lika lätt att signalera ”stör ej” vid arbete på distans.

Håll era vanliga mötestider och rutiner för närvaro och delaktighet, men ersätt de fysiska mötena med interaktiva alternativ. Hjälp också deltagarna till delaktighet genom att fördela ordet i mötet. För många kan det kännas avlägset och ovant att delta via en skärm eller telefon där man inte kan mäta mottagarens reaktion på samma sätt som tidigare, men det ger ofta med sig efter några gånger.

Fokus och förväntningar

Många medarbetare är mer effektiva när de jobbar hemma eftersom de inte störs av spontana möten och annat ”brus” på arbetsplatsen. Andra har svårare för att hitta disciplin och fokus i arbetet när ”inramningen” på arbetsplatsen saknas. För att skapa en så gynnsam arbetsmiljö och hög leverans som möjligt bör fokus riktas på att färdigställa arbetsuppgifterna snarare än antalet arbetade timmar. Några jobbar mer än 8 timmar, andra mindre, och det är inte antalet timmar som är det viktigaste utan resultaten av dem. Klargör dina förväntningar tydligt!

Leverans

För att hålla lågan vid liv i teamet och för att bibehålla engagemanget kan med fördel morgonavstämningar bokas in där ni går igenom frågor som dykt upp under gårdagen eller punkter som ska hanteras under dagen. Ta gärna lärdom av Scrum eller annan agil metod  för att upprätta en struktur kring det löpande arbetet, både för medarbetarna och för dig som ledare. Här kan du läsa mer om Scrum och aktiviteterna i Scrum.

Tillhörighet och engagemang

Efter en tid utan kollegorna omkring sig känner många en avsaknad av grupptillhörighet, varför det är viktigt med kontinuerlig kontakt och uppföljning. Boka in stående obligatoriska möten med teamet, även om du inte har någon just agenda för mötet. Om team-namn saknas, skapa ett unikt för gruppen för en ökad känsla av sammanhållning. Ett kul sätt som skapar engagemang är att utlysa en namntävling där vinnaren belönas med ett presentkort (digitalt så klart) på något personligt.

Kom ihåg individen

Kom också ihåg att boka in individuella 1:1 samtal där du och den enskilde har möjlighet att ta upp frågor på ett mer personligt plan. Vi alla hanterar nya, osäkra eller obekväma situationer på olika sätt, så det är viktigt att ett utrymme där de egna tankarna får komma fram finns. Om inte annat så blir alla glada av ett samtal för en önskan om en ”trevlig helg”.

Uppmuntra

Vid långvarig distansering är det viktigt med lite extra uppmuntran till dina teammedlemmar för att de ska känna sig uppskattade för sina arbetsprestationer och hålla sig motiverade. I en vanlig arbetssituation när alla är på sin ordinarie arbetsplats sker mycket av feedbacken genom snabba, korta signaler, kanske över skrivborden, en klapp på axeln vid arbetsytan, en snabb replik när ni passerar varandra i korridoren, på lunchen, vid fikat m.m.. När den naturliga arenan försvinner kräver det mer av dig som ledare för att skicka signaler för uppskattat arbete. Så ring ett extra samtal, skicka en kommentar i chatten eller lägg ett uppmuntrande mail till medarbetaren om att den har presterat bra.

Socialisera

Förutom alla de möten och interaktioner som handlar om arbete, struktur och leverans är det viktigt att det sociala samspelet finns kvar. Sätt upp stående virtuella ”fikor” där de som vill kopplar upp sig med en kaffekopp för att snacka om väder och vind. Du som chef behöver inte alltid vara med på fikan, utan här kan medarbetarna få ett fritt spelrum. Här är det nästan ett måste att ha kameran på för att lättare dela skratt och uppfatta sinnesstämning.

Information, information och information

Även information om att ingen information finns är viktigt! Människor är som regel vanedyrkare och vi känner oss trygga när vi har kontroll på den närmsta omgivningen och de faktorer som påverkar vår vardag. I lägen då stora förändringar sker rubbas tryggheten och en oro växer fram kring vad som ska komma näst och hur det påverkar den egna situationen. Se till att hålla en kontinuerlig uppdatering om läget och förändringsarbetet vid samma tidpunkt i samma format, så håller du dina medarbetare lugna och trygga med att du värnar om deras tillvaro. Och, även om ingen ny information finns, så informera om det. Samma tid, kanal och format.

Ha kul!

Sist, men inte minst; ha kul tillsammans! I det långa loppet kan jobb vid hemmaplan bli långsamt och trögt, kanske ganska tyst och ensamt. För att hålla dina medarbetare positiva och sprida lite energi kan du ordna träffar med fokus på diskussion, teambuilding och att ha roligt tillsammans! Sätt upp en digital workshop där ni ”träffas” under ett par timmar. Beroende på hur sammansatt gruppen är från början kan den innehålla olika delar, men några punkter som bör stå med från början är:

• Våga tänka högt! Även dåliga idéer kan leda till bra idéer.
• Vi tar oss tid att dela kunskap och hjälper varandra att lyckas.
• Vid distansmöten ska kameran vara på och det är helt ok att ha ”jobba-hemma-looken”!

Tips på innehåll i workshopen kan vara att:

1. Låta alla göra ett personlighetstest (t.ex. en gratisvariant av DISC-analysen). Diskutera sedan tillsammans hur deltagarna i teamet kan komplettera varandra.

2. Träna samarbete (och skratta tillsammans) genom att göra Kanban-pizza.

3. Kör ett parti Kahoot med frågor som rör ert projekt, företag eller ämnesområde.

Så, sammanfattningsvis: Håll ditt team nära – om än digitalt, så blir tillbakagången till vardagen lättare och med bibehållen prestation och leveranskapacitet.