Distansarbete - Det nya normala

Sedan Covid-19 förändrade stora delar av vårt liv har människor över hela världen anpassat sig till distansarbete med allt vad det innebär. När nu företag försöker finna en väg framåt för sina anställda och sin organisation utkristalliserar sig vissa mönster. Tydligt är att en återgång inte innebär att gå tillbaka till ett arbetsliv som det såg ut i december 2019 utan vi är på väg mot det nya normala.

Distansarbete har inneburit många utmaningar men även fördelar. Anställda vill inte helt och hållet gå tillbaka till hur det var innan, utan vill hitta ett nytt sätt att förhålla sig till var arbete kan utföras. Vår kultur och vårt arbetssätt kommer att ändras från grunden och på lång sikt.

Företag som Microsoft, Twitter och Facebook gick i våras ut med att de kommer införa en permanent förändring i var anställda kan välja att arbeta. En liknande utveckling förväntas att ske, inte bara i Silicon Valley, utan över hela den globala arbetskraft som idag arbetar hemifrån. Av de som idag har möjlighet att arbeta hemifrån kommer 20% fortsätta att göra det efter att rådande restriktioner har lyfts och en ännu högre siffra kommer att kombinera distans och kontorsarbete. I Sverige innebär det att ca 1 miljon människor kommer att påverkas av en förändring i hur och var vi arbetar. Företag som redan idag omfamnar allt vad en sådan omställning innebär kommer att skapa sig en betydande konkurrensfördel under kommande år.

Hybrid arbetsplats

Den modell som har införts hos företag som skapar förutsättning för flexibelt distansarbete heter Hybrid Workplace. Det är en kombination av distansarbete och kontorsarbete där den anställda har valfrihet kring var arbetet utförs. Valfriheten innebär att de fördelar som distansarbete har inneburit, exempelvis ökad flexibilitet, kan fortsätta kombinerat med möjligheten att utföra arbete på kontoret. Detta skifte kommer att ställa andra krav på arbetsgivaren och ledarskapet. Uppföljning, rutiner och organisering av arbetsuppgifter behöver göras på ett annat sätt. En annan viktig aspekt är betydelsen av det sociala. Arbetsplatsen är idag en av de få sociala arenor som många har kvar. Det innebär att strukturer och sociala samspel behöver skapas på andra sätt än hur de annars normalt uppstår på en arbetsplats för att skapa en arbetsmiljö som även främjar välmående.

Blixtsnabb digital transformation

Covid-19 har ändrat föreställningen om att distansarbete är komplicerat och inte fungerar genom att det har varit vårt enda alternativ under en tid. Den här utvecklingen har länge varit förutspådd men har inte införlivats i stor skala. Microsofts CEO Satya Nadella menar att vi har genomgått två års digital transformation på bara två månader under mars och april. Arbetslivet har med andra ord genomgått stora förändringar och utvecklingen kan ses i tre faser, där varje fas har olika utmaningar och fokus.

Fas 1: Hantera den omedelbara effekten av Covid-19.

Fas 2: Återhämtning och hitta sätt för organisationer att leda och arbeta i linje med det nya normala.

Fas 3: Tänka om kring hur organisationer fungerar baserat på de förändringar som Fas 1 och Fas 2 skapat.

Idag befinner vi oss i Fas 2 och organisationers största utmaning är att garantera en ansvarsfull anpassning till ett nytt normaltillstånd där Covid-19 har en fortsatt och betydande effekt. En stor del av detta är hur man säkerställer en trygg tillbakagång till kontoret. De som behöver vara på kontoret för att utföra moment av sitt arbete ska kunna vara det, men samtidigt behöver arbetsgivaren säkerställa att inte för många befinner sig där samtidigt.

Mänskliga interaktioner

Viktiga aspekter att ta med sig in i framtiden är att det fortfarande finns tydliga behov av mänskliga interaktioner. Organisation, ledarskap och kultur blir viktigare och viktigare i det nya normala när vi inte ses på samma sätt. Här har organisationer mycket att tänka till om, för hur ur skapar vi organisationer vars kultur inte är bundna till en fysisk plats? Hur främjar vi ett ledarskap som engagerar och inspirerar när vi inte möts på samma sätt? Och hur formar vi organisationer som utvecklas i, och tillsammans, med det nya normala?

I ett framtida arbetsliv, där delar av vårt distansarbete görs permanent, kan vi inte bara kopiera de arbetssätt som vi hade innan och tro att de automatiskt kan fungera sömlöst digitalt. Nya sätt att arbeta ställer nya krav. Det behövs lösningar, strukturer och teknologiska verktyg som stödjer organisation och ledarskap, samtidigt som de skapar socialt samspel mellan medarbetare och främjar en stark företagskultur.

Vilka utmaningar och möjligheter ser du med det nya normala?