Hur du kan arbeta och leda hållbart på distans

Som chef och arbetsgivare har du ett stort ansvar att se till att dina anställda mår bra. Men hur gör man det på bästa sätt när ens medarbetare sitter på olika hemmakontor? Många studier visar också på att distansledarskap inte är något som kommer att upphöra i och med att pandemin släpper greppet om världen. Det är här för att stanna, men kanske inte i samma utsträckning som idag.

Digitalisering har sedan flera år påverkat våra sätt att arbeta. I maj 2019 skrev två kollegor följande om den ökande graden av digitalisering:

92 av 194 svenska myndigheter uppger att de saknar tillräcklig digital kompetens. Inom många företag känner man samma sak, men talar tystare om frågan. Vi bombarderas dagligen med information om den snabba utvecklingen och det finns en digital ångest i styrelser och ledningsgrupper. 

Nu har många av oss arbetat på distans i hög grad sedan restriktionerna kring Covid-19 kom i mars 2020. Att arbeta och leda på distans är svårare än när vi kan träffas fysiskt. Frågor som: Hur mår mina medarbetare? Vad gör de? Känner de motivation? Hur uppfattar de mig? uppkommer för många av oss när digitala träffar ersätter fysiska träffar.

Kommunikation

Många vittnar om att de trivs med att arbeta på distans, men det gäller långt ifrån alla. När vi befinner oss i samma fysiska miljö utbyter vi mycket information spontant och ”på vägen”, till exempel i hissen eller vid kaffemaskinen. Idag får vi istället ta till medel som att spontant ringa en kollega, vilket kan vara ett uppskattat avbrott från den uppbokade agendan där spontanitet annars inte ryms.

Som chef och arbetsgivare har du ett stort ansvar att se till att dina anställda mår bra. Även om det går att ringa ett snabbt samtal är det svårare att bygga en relation och känna in hur medarbetare har det när vi inte kan träffas löpande. Det finns dock flera sätt att stärka medarbetarnas välmående, ergonomiskt såväl som för att hjälpa dem att bibehålla motivation. Ett alternativ är att skapa ett digitalt forum för snabba avstämningar. Välj ett verktyg som alla har åtkomst till och kunskap inom. Skapa en gruppchatt med teamets alla deltagare så att de kan stämma av vad de gör, både i text och i samtal. Uppmana gärna deltagare att ha sin kamera påslagen för att få en så verklig interaktion som möjligt. Det är stor skillnad på att se den vi pratar med mot att bara höra rösten. När vi arbetar på distans är det viktigt att ställa raka och direkta frågor för att få svar på det vi undrar. Detta gäller såväl fysisk som psykisk hälsa.

Fysisk och psykisk hälsa

I början av pandemin kunde man se att stressnivåerna hos många medarbetare gick ner. Det upplevdes fungera att jobba hemifrån och för många blev det enklare med livspusslet när de inte behövde resa. Undersökningar visar dock på en höjning av chefernas stressnivåer (Brilliant Future AB, 2021). Det är svårare att leda på distans, det är svårare att som chef veta var gränsen går mellan privat och professionellt. Det är svårare att veta hur jag som chef på bästa sätt kan stötta min medarbetare och hur gränserna ska sättas.

Ett sätt att ge förutsättningar för ett hållbart sätt att arbeta hemifrån är att ge bidrag till införskaffande av utrustning för att kunna jobba effektivt och på ett ergonomiskt fördelaktigt sätt. Bra stol, skärm, headset samt höj- och sänkbart bord är exempel på sådant som kan göra stor skillnad för både kropp och knopp. Stäm av med varje teamdeltagare just kring hur den individens situation ser ut, och om behov av stöd finns.

Tips för att arbeta och leda hållbart på distans:

• Skapa goda digitala förutsättningar – ha bra digitala verktyg, lär alla att arbeta i verktygen, använd digitala arbetsrum för att skapa interaktion i små grupper. Informella möten där det finns tid att bara prata om helgen, digital fika, och quiz tillsammans på fredagar är några exempel. Använd fantasin och låt medarbetarna skapa roliga sätt att ses/umgås digitalt.
• Involvera gruppen/teamet i diskussion kring mötesstruktur, digitalt beteende (pingar, chattar, responstid, arbetstid och tillgänglighet).
• Skapa en kultur där mötesbokningar görs med marginal för pauser mellan möten (till exempel 50 minuters möte istället för hel timme), och där ni har paus varje timme i längre möten.
• Bibehåll energin och ha kul tillsammans – fråga medarbetarna vad som fungerat väl, behåll detta och fråga vad som inte fungerat väl. Det kan skilja sig mellan olika medarbetare, så en fråga kan bli vad man som arbetsgivare kan göra för att möta behoven? Att jobba hemifrån kan bli ensamt och upplevas trögt efter ett tag. Det är sannolikt olika för olika personer, så att hitta sitt eget sätt att bibehålla motivation och inspiration är viktigt.
• Och sist men inte minst; varför inte erbjuda gemensam pausgympa?! Här kan ett brett utbud av olika former erbjudas så att de flesta kan hitta något de tycker om, såsom styrketräning, yoga och Zumba. På Sopra Steria har vi tagit fram en app, ACTIVATE, som uppmuntrar till aktivitet för både kropp och knopp. Ett roligt sätt att ”tävla” mellan grupper av kollegor, där poängen som samlas in omvandlas till pengar som går till ideella organisationer som arbetar med hållbarhet.

Håll ditt team nära dig – om än digitalt – så blir det lättare att behålla både motivation och prestation. Att arbeta aktivt och medvetet med dessa frågor gör dig till en attraktiv chef och arbetsgivare!

Vill du ha fler tips på ämnet att leda på distans? Ta del av blogginlägget ”Att leda teams på distans”.